Power Automate eller Zapier?
Power Automate passer best hvis dere allerede jobber i Microsoft 365. Det er dypt integrert og inngår delvis i Microsoft 365-planene i E-serien. Zapier har et bredere utvalg av ferdige koblinger til tredjepartstjenester og er ofte enklere å komme i gang med. I større organisasjoner veier governance og styring i Power Automate tungt som argument.
Både Power Automate og Zapier løser det samme grunnproblemet: å få ulike apper og systemer til å snakke sammen uten at noen trenger å kode koblingen fra bunnen av. De flytter informasjon og utløser handlinger automatisk. Når noe skjer i ett system, skal noe annet skje i et annet. Spørsmålet om hva som er riktig, avgjøres sjelden av verktøyene i seg selv, men av hvilken teknisk verden dere allerede hører hjemme i.
Microsoft-vinkelen avgjør ofte valget
Den viktigste enkeltfaktoren er hvor mye dere allerede bruker Microsoft 365. Power Automate er Microsofts eget verktøy og er tett vevd sammen med Outlook, Teams, SharePoint, Excel og resten av økosystemet.
Hvis organisasjonen deres allerede har Microsoft 365 som ryggrad, blir Power Automate ofte det naturlige valget. Arbeidsflytene når de eksisterende systemene uten omveier, og innlogging og tilganger henger sammen med det dere allerede har. Bruker dere derimot et broket utvalg av frittstående skytjenester, uten Microsoft som selvsagt knutepunkt, veier den fordelen betydelig lettere, og da blir Zapiers bredde mer interessant.
Lisensmodellen: Inngår det allerede?
En praktisk og ofte oversett forskjell er hvordan verktøyene prissettes. Her kan Power Automate ha en reell fordel for Microsoft-kunder.
Enkelte Microsoft 365-planer i E-serien inkluderer et nivå av Power Automate. Betaler dere allerede for slike planer, kan grunnleggende automatisering altså finnes der uten ekstra kostnad. Det gjør terskelen for å begynne lav. Men vær nøye: Mer avanserte arbeidsflyter og enkelte premiumkoblinger krever tilleggslisenser, så grensen mellom det som inngår og det som koster ekstra, er ikke alltid åpenbar.
Zapier er en frittstående abonnementstjeneste med priser knyttet til hvor mange automatiseringer og kjøringer dere trenger. Det blir en tydelig, men separat kostnad, og den kan vokse i takt med bruken.
Bredde mot dybde i utvalget
Verktøyene har ulike styrker i hva de kan koble sammen.
| Egenskap | Sterkest hos |
|---|---|
| Integrasjon med Microsoft 365 | Power Automate |
| Bredt utvalg av tredjepartskoblinger | Zapier |
| Inngår delvis i eksisterende lisens | Power Automate |
| Rask oppstart for ikke-tekniske brukere | Zapier |
| Sentral styring og governance | Power Automate |
Zapier har gjort seg kjent for et svært bredt bibliotek av ferdige koblinger til tredjepartstjenester og for å være enkelt å komme i gang med også uten teknisk bakgrunn. Power Automate går dypere i Microsoft-verdenen, men når ikke like bredt utenfor den. Kort sagt: Zapier vinner på bredde, Power Automate på dybde innenfor sitt eget økosystem.
Et konkret eksempel
Tenk deg to bedrifter. Den første har hele virksomheten sin i Microsoft 365: e-post i Outlook, samarbeid i Teams, dokumenter i SharePoint. De vil at en ny fil i en bestemt mappe automatisk skal varsles i en Teams-kanal og logges i Excel. Her er Power Automate det selvsagte valget: Alt skjer innenfor en verden verktøyet allerede behersker, og grunnfunksjonene inngår sannsynligvis i lisensen bedriften allerede har.
Den andre bedriften bruker et broket utvalg av frittstående tjenester (et nisje-CRM, et nyhetsbrevverktøy, en prosjektapp) som ikke har noe med Microsoft å gjøre. De vil koble dem sammen raskt og uten utviklere. For dem passer Zapier bedre fordi verktøyets styrke er nettopp bredden av ferdige koblinger til slike tjenester.
Governance i større organisasjoner
Jo større organisasjonen er, desto mer veier spørsmålet om styring. Hvem får bygge automatiseringer, hvordan gjennomgås de, og håndteres data etter reglene? Her har Power Automate et fortrinn fordi det ligger innenfor Microsofts administrative rammeverk og gir IT-avdelingen sentral kontroll. For en større bedrift med høye krav til orden og struktur kan det alene avgjøre valget, selv om Zapier ville ha vært enklere i det små.
Vi i Weapp hjelper dere med å velge og sette opp riktig automatisering for systemene dere har, og med å bygge egne integrasjoner der standardverktøyene ikke strekker til. Vil dere drøfte hva som passer? Les om tjenestene våre eller ta kontakt med en kort beskrivelse av systemene deres.
Ofte stilte spørsmål
Hva er den største forskjellen på Power Automate og Zapier?
Økosystemet de hører til. Power Automate er Microsofts verktøy og er tett integrert med Microsoft 365, altså Outlook, Teams, SharePoint og resten. Zapier er frittstående og spesialisert på å koble sammen et svært bredt utvalg av tredjepartstjenester. Valget handler derfor ofte mindre om verktøyene i seg selv og mer om hvilken verden systemene deres allerede hører hjemme i.
Inngår Power Automate i Microsoft-lisensen vår?
Delvis. Enkelte Microsoft 365-planer i E-serien inkluderer et nivå av Power Automate, noe som kan gjøre det kostnadseffektivt hvis dere allerede betaler for dem. Mer avanserte arbeidsflyter og enkelte premiumkoblinger krever likevel tilleggslisenser. Sjekk hva akkurat deres planer dekker før dere regner det som gratis. Grensen mellom inkludert og tilleggskostnad er ikke alltid opplagt.
Når er Zapier et bedre valg?
Når dere jobber med mange frittstående skytjenester utenfor Microsoft-verdenen og vil komme raskt i gang. Zapier har et bredt bibliotek av ferdige koblinger og et grensesnitt laget for at ikke-tekniske brukere skal kunne sette sammen arbeidsflyter selv. For en mindre bedrift med en broket samling verktøy er det ofte den enkleste veien.
Hva menes med governance i denne sammenhengen?
Governance handler om styring og kontroll: hvem som får bygge automatiseringer, hvordan de gjennomgås, og at data håndteres etter organisasjonens regler. Power Automate ligger innenfor Microsofts administrative rammeverk, noe som gir IT-avdelingen sentral kontroll. I større organisasjoner med høye krav til styring er det ofte et tungtveiende argument.
Kan man bruke begge verktøyene samtidig?
Ja, og noen organisasjoner gjør det. Power Automate kan ta seg av det som gjelder det interne Microsoft-miljøet, mens Zapier håndterer koblinger til eksterne tjenester der Zapiers bibliotek er sterkere. Ulempen er at dere får to verktøy å forvalte og betale for. Vei nytten av bredden mot hvor enkelt det er å holde seg til ett verktøy.