Du kan stille krav uten å være tekniker

Mange som bestiller et IT-prosjekt, tror at de må ha teknisk kompetanse for å gjøre det. Det stemmer ikke. Kunnskapen din om virksomheten, hvordan arbeidet faktisk foregår, hvor skoen trykker og hva som ville gjøre en reell forskjell, er mer verdifull enn all verdens tekniske faguttrykk. Kunsten er å strukturere den kunnskapen riktig. Slik gjør du det.

Domenekunnskapen din er råvaren

En utvikler kan bygge nesten hva som helst, men kan ikke vite hvordan akkurat din virksomhet fungerer. Det vet du. Den kunnskapen er selve råvaren i en god kravstilling, og den kan ingen leverandør skaffe deg.

Derfor skal du ikke prøve å late som du er tekniker. Du skal være ekspert på problemet ditt. Rollefordelingen er enkel: Du eier hva som skal oppnås og hvorfor, leverandøren eier hvordan det bygges. Så lenge den grensen er tydelig, er teknisk bakgrunn ikke noe krav.

Beskriv effekter og arbeidsflyter, ikke løsninger

Det aller viktigste grepet er å beskrive hva du vil oppnå, ikke hvordan det skal bygges. Så snart en ikke-teknisk kunde begynner å spesifisere den tekniske løsningen, er risikoen stor for at prosjektet låses til en gjetning.

Sammenlign disse to måtene å uttrykke det samme behovet på:

• Som løsning: «Vi trenger en database med en knapp som sender en e-post.»
• Som effekt og arbeidsflyt: «Når en kunde har lagt inn en bestilling, skal saksbehandleren automatisk få beskjed slik at ingen ordre blir liggende.»

Den andre formuleringen forteller hva som skal skje og hvorfor, men overlater teknologien til dem som kan den. Kanskje er en e-post riktig, kanskje finnes det en bedre vei. Det kan leverandøren avgjøre først når den forstår effekten du er ute etter.

En god måte å strukturere dette på er å ta utgangspunkt i arbeidsflyter: Beskriv trinn for trinn hva en person skal kunne gjøre, fra start til slutt. «Saksbehandleren logger inn, ser dagens nye saker, åpner en sak, ser kundens historikk og kan svare direkte.» Det er forståelig for alle og holder fokuset på virksomheten.

Krev svar du forstår

En seiglivet misforståelse er at tekniske svar skal være vanskelige å forstå, og at du som kunde bare må nikke. Det er feil. En dyktig leverandør kan forklare det komplekse på vanlig norsk.

Gjør det derfor til et prinsipp å kreve forståelige svar på alt som handler om hva du får, hva det koster og hvilke konsekvenser et valg har. Hvis noen ikke kan forklare hvorfor noe tar den tiden det tar, eller hva forskjellen mellom to alternativer betyr for deg, er det et varseltegn, ikke et tegn på at du vet for lite.

Spør heller én gang for mye. «Kan du forklare det som om jeg ikke kan noe om teknologi?» er en helt rimelig forespørsel, og svaret sier mye om hvordan samarbeidet kommer til å bli. Det er også slik vi ser på rollen vår: å gjøre det tekniske forståelig for den som eier forretningen.

Når og hvordan du henter inn en uavhengig rådgiver

Noen ganger holder det ikke å strukturere behovene selv. Når prosjektet er stort eller forretningskritisk, eller når du føler at du havner i en svak posisjon overfor leverandøren, kan en uavhengig rådgiver på kundesiden være verdt pengene.

En slik rådgiver står på din side, kan teknologien og hjelper deg å stille de riktige spørsmålene og tolke svarene. Det som skiller rådgiveren fra leverandøren, er at rådgiveren ikke har noen interesse i løsningen, bare i at du får det du trenger.

En konkret måte å tenke på: Står du foran en investering som er viktig for virksomheten, og er usikker på om tilbudene er realistiske, er et par timer med en uavhengig rådgiver ofte en billig forsikring. For et mindre prosjekt kan det derimot holde godt å beskrive effekter og arbeidsflyter tydelig og kreve forståelige svar.

Kravstilling uten teknisk bakgrunn er altså ikke bare mulig. Det gjøres hver dag av kunder som har sin styrke i at de kjenner virksomheten sin. Vil du sparre om hvordan du best beskriver behovet ditt, er du velkommen til å ta kontakt med en kort beskrivelse.