Forsinket prosjekt: Ta grep i stedet for bare å vente

Et forsinket prosjekt utløser en refleks: Krev at de tar igjen tiden. Ofte er det akkurat feil trekk. En forsinkelse er et symptom, og behandler du symptomet uten å forstå årsaken, risikerer du å gjøre skaden verre. Før du bestemmer hva du skal gjøre, må du vite hvorfor det gikk galt. Deretter må du gripe inn, for det å bare vente er det dyreste alternativet av alle.

Begynn med årsaken, ikke med kravet

Forsinkelser har ulike røtter, og hver rot krever sitt eget svar. Tre er vanligst:

• Dere har endret kravene. Har omfanget vokst underveis, står dere delvis selv bak forsinkelsen. Da er svaret å prioritere, ikke å kreve.
• Leverandøren har undervurdert oppgaven. Var estimatene for optimistiske, trengs en ærlig ny plan basert på det dere vet nå, ikke på den opprinnelige gjetningen.
• Leverandøren har for få folk. Har ikke de riktige personene vært på plass, er det et ressursproblem leverandøren selv må løse, ikke noe dere kan presse frem med tempo.

Spør rett ut, og be om et konkret svar. En leverandør som ikke kan forklare hvorfor det ble forsinket, kan sannsynligvis heller ikke få kontroll på situasjonen.

Omprioritering er oftest den raskeste veien ut

Når årsaken er klar, er det beste tiltaket som regel ikke mer tid eller flere folk, men mindre omfang. Å lansere en mindre, men fungerende versjon i tide slår nesten alltid det å vente på at alt blir ferdig.

Still det avgjørende spørsmålet: Hva må virkelig være med i en første lansering, og hva kan komme etterpå? Nesten alle kravlister inneholder mer enn en første versjon trenger. Skjær bort det som kan vente, lanser kjernen og bygg videre derfra. En utsettelse bør være den siste utveien, ikke den første refleksen.

Fellen med å sette inn flere utviklere

Det mest fristende og mest misforståtte tiltaket er å bemanne opp. Instinktet sier at flere hender gir raskere levering. I et forsinket programvareprosjekt er det ofte tvert imot.

Nye personer kjenner ikke prosjektet. De må læres opp av nettopp de utviklerne som allerede har mest å gjøre, og det bremser teamet akkurat når det trenger fart. Effekten kommer, hvis den kommer, langt senere enn forsinkelsen krever. Det er en klassisk erfaring at flere folk på et forsinket prosjekt forsinker det ytterligere. Tenk deg alltid nøye om før du tyr til det grepet.

Et scenario

Si at lanseringen er planlagt til mars, men at teamet i februar melder at de ikke rekker det. Refleksen er å kreve mars likevel eller å sette inn flere utviklere. Et klokere trekk: Sett dere ned og gå gjennom kravlisten. Av tjue funksjoner viser det seg at tolv er nok til en meningsfull første versjon. Dere lanserer de tolv i mars som planlagt og legger de resterende åtte i versjon to i mai. Fristen ble holdt. Dere endret bare hva som skulle leveres innen den, ikke når.

Når formelle virkemidler hører hjemme

Avtaler med dagbøter og formelt press har sin plass, men den plassen er sjelden midt i et prosjekt du vil redde. Så lenge du trenger at teamet gjør en god jobb fremover, virker hardt press mot sin hensikt. Det forgifter forholdet til nettopp de personene du er avhengig av.

Formelle virkemidler hører hjemme når samarbeidet i praksis har brutt sammen og spørsmålet har blitt hvordan du beskytter interessene dine eller kommer deg ut av avtalen. Da er de nødvendige. Som første reaksjon på en forsinkelse er de nesten alltid feil. Ta den konstruktive samtalen først, og spar jussen til det virkelig trengs.

Slik slipper du å havne her igjen

De fleste store forsinkelser var en rekke små som ingen reagerte på i tide. Løsningen er synlighet: hyppigere statusmøter, demoer av fungerende deler og en prognose som oppdateres løpende, ikke bare ved milepæler. Ser du en liten glidning i uke tre, kan du styre om mens det er lett. Oppdager du den først ved planlagt lansering, er valgene betydelig mer smertefulle.

Vi i Weapp jobber med åpen prognose og jevnlige demoer nettopp for at forsinkelser skal bli synlige mens de ennå er små. Vil du ha hjelp til å redde et prosjekt som har sklidd ut, eller en second opinion? Se på tjenestene våre eller ta kontakt.