Hva koster det å utvikle et intranett?

Et intranett er et av de prosjektene der prislappen sier minst om utfallet. To virksomheter kan bruke like mye og få helt ulike resultater, for det som avgjør, er ikke hvor mye dere bygger, men om de ansatte faktisk bruker det. Her er prisnivået, valget mellom SharePoint-tilpasning og eget intranett, og hvorfor oppslutning er det målet som teller.

Prisspenn og veivalg

Veivalget står ofte mellom å tilpasse SharePoint, som mange allerede har gjennom Microsoft 365, og å bygge et eget intranett fra grunnen av. SharePoint gir en raskere og billigere start med byggeklossene på plass. Et eget intranett koster mer, men gir full frihet i design og funksjonalitet. Hva som er riktig, avhenger av hvor mye dere trenger å avvike fra standarden.

Har dere allerede Microsoft 365, er SharePoint ofte det naturlige utgangspunktet. Dere betaler i praksis allerede for grunnmuren og slipper å bygge ting som dokumenthåndtering og tilgangsstyring fra bunnen av. Pengene går da til tilpasning, strukturering og integrasjon. Et eget intranett blir først berettiget når standarden står i veien: når dere vil ha en opplevelse og et design som SharePoint ikke gir, eller funksjoner som ikke passer inn i rammene. Å velge eget fordi SharePoint føles «kjedelig», er sjelden verdt merprisen.

De største kostnadsdriverne

Selve sidene er sjelden det dyre. Kostnaden ligger i det som får informasjonen til å flyte:

• Søk. Et intranett står og faller med om man finner det man leter etter. Et fungerende søk på tvers av dokumenter, sider og personer er vanskeligere å få til enn det høres ut, og det er ofte den viktigste investeringen.
• Tilgangsstyring. Hvem får se hva? Riktig informasjon til de riktige personene, uten at sensitive opplysninger lekker, eller at alt låses inne. Tilgangsmodellen er en jobb i seg selv.
• Integrasjoner. Koblinger mot HR-system, Teams og andre verktøy slik at intranettet blir et knutepunkt snarere enn enda et sted som må oppdateres manuelt.

Oppslutning: den egentlige målestokken

Dette er den viktigste innsikten: Et intranett skaper først verdi når det brukes. Den dyreste posten er ikke utviklingen, men et intranett som ingen åpner.

Regn på det slik. Et intranett som blir de ansattes naturlige startside, der de finner det de trenger, betaler seg i spart tid hver dag. Et intranett som blir liggende ubrukt fordi søket er dårlig, innholdet utdatert eller innloggingen tungvint, er bortkastede penger, og regnet per faktisk bruker blir det dyrest av alt.

Derfor bør pengene gå dit de øker bruken: godt søk, relevant innhold og integrasjon med verktøyene de ansatte allerede jobber i. Et vakkert intranett som ingen bruker, er en dårligere investering enn et enklere intranett som blir en naturlig del av arbeidsdagen.

Et konkret scenario

La oss si at en virksomhet med et par hundre ansatte vil ha et intranett med nyheter, en søkbar dokumentbank, et personalregister koblet mot HR-systemet og integrasjon mot Teams. Bygget på SharePoint havner det ofte på 620 000 kr–1 million kr, og som egenutviklet løsning blir det dyrere. Men det avgjørende spørsmålet er ikke prisen. Det er hvordan dere skal få de ansatte til å gjøre det til startsiden sin.

Den sikreste måten å kaste bort budsjettet på er å bruke det på funksjoner ingen har etterspurt, og samtidig spare på søk og innhold. Et intranett med gammel informasjon mister raskt tilliten: Har man først lett og funnet noe utdatert, slutter man å lete. Derfor bør en del av budsjettet alltid gå til noen som eier innholdet etter lansering, ikke bare til selve utviklingen. Teknologien avgjør om intranettet kan bli bra; innholdet og søket avgjør om det blir det.

Et siste råd: Sørg for å måle oppslutningen etter lansering. Vet dere hvor mange som faktisk bruker intranettet, og til hva, kan dere styre videreutviklingen dit den gir nytte. Uten den kunnskapen bygger dere i blinde. Vi i Weapp utvikler intranett og legger like stor vekt på oppslutning som på teknologien. Se tjenestene våre eller ta kontakt og fortell om virksomheten og systemene deres, så ser vi på hvilket opplegg som passer.