Hva koster det å bygge et eget ERP-system?
Et skreddersydd ERP-system koster som regel 1,2–12 millioner kr å bygge, avhengig av hvor mange prosesser og integrasjoner det skal dekke. Kostnaden bør sammenlignes med fem års lisenskostnader for et tilsvarende standardsystem. De mest undervurderte postene er datamigrering og parallelldrift. Til sammen kan de utgjøre en betydelig del av budsjettet.
Et eget ERP-system (forretningssystem) er en av de større beslutningene et selskap kan ta på IT-siden. Brukt riktig erstatter eller supplerer det standardsystemer med lisenser som vokser med hver bruker, og det formes etter virksomheten i stedet for omvendt. Men investeringen er betydelig, og regnestykket må være ærlig. Her er prisnivået og regnemåten.
Når et eget ERP-system er verdt å vurdere
Tre situasjoner går igjen. Standardsystemet dekker ikke kjerneprosessen, og tilpasningene har blitt så mange at hver oppgradering er et prosjekt. Lisenskostnaden øker med antall brukere og har vokst til en av de større løpende IT-postene. Eller: Prosessen er selve konkurransefortrinnet, og et system som alle konkurrentene kan kjøpe, visker ut fortrinnet.
Omvendt gjelder det at rene standardbehov, som regnskap, lønn og grunnleggende lager, nesten aldri skal bygges fra bunnen av. Der er standardsystemene både billigere og bedre.
Prisspenn: 1,2–12 millioner kr
| Omfang | Typisk kostnad |
|---|---|
| Grunnsystem som erstatter en kjerneprosess | 1,2–3,7 millioner kr |
| Flere moduler med integrasjoner | 3,7–7,5 millioner kr |
| Fullt ERP-system for hele virksomheten | 7,5–12 millioner kr+ |
Hvor i spennet prisen havner, avgjøres av antall prosesser, antall integrasjoner mot andre systemer, omfanget av datamigreringen og kravene til tilganger, sporbarhet og rapportering.
Femårskalkylen: lisens mot eget system
Den riktige sammenligningen er ikke utviklingskostnad mot en månedsfaktura, men totalkostnad over en fornuftig tidshorisont. Fem år er en god tommelfingerregel.
Et regneeksempel: La oss si at dere er 120 brukere i et lisensiert system som koster 860 kr per bruker og måned. Det blir drøyt 1,2 millioner kr per år og rundt 6,2 millioner kr over fem år, pluss implementering og de tilpasningene som allerede er gjort. Sett det opp mot et eget system til 3,7 millioner kr med forvaltning på 15–25 % per år: totalt omtrent 6,5–8,4 millioner kr over samme periode. Over fem år koster lisensen altså omtrent det samme eller mindre. Etter det har et eget system en vesentlig lavere årskostnad fordi ingen lisenser vokser med antall brukere.
Med 30 brukere vinner lisensen klart. Poenget er ikke at det alltid lønner seg å bygge, men at kalkylen avgjør: antall brukere, lisensnivå og hvor lenge systemet skal leve.
De mest undervurderte postene: migrering og parallelldrift
To budsjettposter mangler nesten alltid i den første kalkylen.
Datamigreringen. Kundedata, ordrehistorikk og varedata fra mange år skal flyttes, og fremfor alt ryddes. Duplikater, feilbrukte felt og informasjon som bare finnes i hodet på erfarne medarbeidere, gjør dette til et eget delprosjekt. Det er ikke uvanlig at migreringen utgjør 10–20 % av budsjettet.
Parallelldriften. I overgangsfasen kjøres det gamle og det nye systemet samtidig: doble driftskostnader, gjenværende lisenser og medarbeidere som i en periode fører inn data i to systemer. Planlegg overgangen prosess for prosess, og sett en dato for når det gamle systemet faktisk stenges. Ellers blir parallelldriften permanent.
Slik reduserer du risikoen
Bygg i etapper der hver etappe settes i produksjon før neste besluttes. Begynn med prosessen der standardsystemet passer dårligst, og behold standard der standard strekker til. Og start med en skikkelig forstudie. I et prosjekt av denne størrelsen er noen ukers kravarbeid den billigste forsikringen som finnes.
Vurderer dere å erstatte eller supplere ERP-systemet dere har i dag? Vi i Weapp utvikler skreddersydde systemer og hjelper gjerne til med kalkylen. Ta kontakt, så regner vi på akkurat deres tilfelle.
Ofte stilte spørsmål
Er det ikke alltid billigere med et standardsystem?
Med få brukere og standardbehov, ja. Da er lisenser nesten alltid det riktige valget. Regnestykket snur når lisenskostnaden vokser med mange brukere, når tilpasningene av standardsystemet hoper seg opp, eller når systemet tvinger virksomheten inn i arbeidsmåter som koster mer enn de smaker.
Hvor lang tid tar det å bygge et eget ERP-system?
En første modul som erstatter en kjerneprosess, tar ofte seks til tolv måneder. Et system som dekker flere deler av virksomheten, bygges klokest i etapper over ett til tre år, der hver etappe settes i produksjon og betaler seg før neste starter.
Hva koster datamigreringen i et ERP-prosjekt?
Det er ikke uvanlig at migrering og overgang utgjør 10–20 % av prosjektbudsjettet. Den største delen er sjelden selve overføringen, men oppryddingen: duplikater, årevis med feilbrukte felt og data som bare finnes i hodet på erfarne medarbeidere.
Kan vi bygge eget oppå det ERP-systemet vi har i dag?
Ja, det er en vanlig mellomvei. Behold standardsystemet for økonomi, lager og annet der standard strekker til, og bygg egne moduler for prosessene som gjør dere unike. Integrasjonen mellom delene blir da det viktigste tekniske spørsmålet, og det må løses tidlig.
Hva skjer med systemet hvis leverandøren forsvinner?
Sørg for at dere eier kildekoden, at den ligger på en konto for versjonskontroll som dere selv styrer, og at arkitekturen er dokumentert. Bygges systemet på utbredte teknologier, kan et annet team ta over uten å starte på nytt. Skriv dette inn i avtalen før prosjektet starter.