Hva koster et skreddersydd CRM-system?
Et skreddersydd CRM koster som regel mellom 1 og 3,7 millioner kr å bygge. Break-even mot lisensierte CRM-systemer ligger der antall brukere ganger lisensprisen over noen år overstiger utviklingskostnaden, ofte et sted mellom 65 og 130 brukere på de dyrere lisensnivåene. Et eget system gir nøyaktig tilpasning og eierskap til dataene, men uten plattformenes økosystem og løpende oppdateringer.
CRM er et av de tydeligste eksemplene på valget mellom å bygge og å lisensiere, av en enkel grunn: De store plattformene tar betalt per bruker og måned. Så lenge teamet er lite, er lisensen det åpenbare valget. Men når salgsorganisasjonen vokser, vokser fakturaen med, og på et tidspunkt krysser den kostnaden ved å eie et system som er bygget nøyaktig for prosessen deres.
Prisnivået for et eget CRM
| Omfang | Typisk kostnad |
|---|---|
| Grunnsystem: kontakter, pipeline, aktiviteter | 1–1,9 millioner kr |
| Med integrasjoner og rapportering | 1,9–2,7 millioner kr |
| Bransjespesifikke arbeidsflyter og automatisering | 2,7–3,7 millioner kr |
Integrasjonene er den vanligste kostnadsdriveren: Koblinger mot økonomisystem, e-post, kalender og telefoni er håndterbare hver for seg, men til sammen blir de en stor del av arbeidet. I tillegg kommer forvaltning på 15–25 % av utviklingskostnaden per år, og den posten skal alltid være med i sammenligningen.
Break-even-kalkylen
Kalkylen er enkel å sette opp: antall brukere × lisenspris per måned × antall måneder, sammenlignet med utviklingskostnad pluss forvaltning over samme periode.
Et regneeksempel: La oss si at 70 selgere bruker et lisensiert CRM på et nivå som koster 960 kr per bruker og måned. Det blir rundt 800 000 kr per år, eller omtrent 3,2 millioner kr over fire år. Et eget CRM til 2,2 millioner kr med forvaltning på rundt 370 000–560 000 kr per år lander på omtrent 3,7–4,5 millioner kr over de samme fire årene. Etter fire år er lisensen altså fortsatt billigere. Break-even kommer først etter omtrent fem til ni år, avhengig av forvaltningskostnaden. Deretter blir hvert år med eget system billigere, og kostnaden slutter å vokse med antall brukere.
Med 20 brukere på et enklere lisensnivå er lisensen vanskelig å slå. Break-even ligger derfor ofte et sted mellom 65 og 130 brukere med en tidshorisont på tre til fem år, avhengig av lisensnivå og hvor mye dere har tilpasset plattformen.
Dette taper du med et eget CRM
Vær ærlig om hva plattformene faktisk gir for pengene:
- Økosystemet. Ferdige tillegg og integrasjoner mot hundrevis av andre verktøy. Med et eget system bygges hver kobling for seg.
- Løpende oppdateringer. Nye funksjoner, AI-assistanse og sikkerhetsarbeid er inkludert i lisensen og rulles ut uten at du bestiller dem.
- Utprøvde arbeidsflyter. Plattformenes arbeidsmåter er finslipt gjennom bruk i tusenvis av salgsorganisasjoner, og nye medarbeidere kjenner ofte verktøyet fra før.
Dette vinner du
- Nøyaktig tilpasning. Systemet følger salgsprosessen deres i stedet for at prosessen tilpasses systemet. Felt, arbeidsflyter og visninger som stemmer med hvordan dere faktisk jobber.
- Eierskap til dataene. Kundedataene ligger i en database dere eier selv, uten innlåsing og med full frihet til å bruke dem i analyse, automatisering og AI-løsninger.
- Kostnad som ikke skalerer per bruker. Å vokse fra 70 til 120 selgere koster ingenting ekstra i lisens.
Mellomveien og beslutningen
Mange velger en klok mellomvei: De beholder et lisensiert CRM for standardbehovene og bygger eget for den delen av prosessen som er konkurransefortrinnet deres, for eksempel tilbudsprosessen eller ettermarkedet. Andre begynner med et eget grunnsystem og bygger det ut i etapper.
Regn på egne tall: brukere, lisensnivå, tidshorisont. Krysser kurvene hverandre innen tre til fem år, er et eget CRM verdt en seriøs utredning. Gjør de ikke det, har du kjøpt deg ro i lisensspørsmålet for en god stund.
Ofte stilte spørsmål
Når lønner et eget CRM seg sammenlignet med lisenser?
Når den samlede lisenskostnaden over tre til fem år overstiger kostnaden ved å utvikle og forvalte et eget system. Med mange brukere på dyrere lisensnivåer nås break-even raskt, mens det med et lite salgsteam på de enkleste lisensene sjelden nås i det hele tatt. Regn på de faktiske tallene før dere bestemmer dere.
Hva inngår i et grunnleggende eget CRM?
Kontakter og selskaper, salgsmuligheter i en pipeline, aktiviteter og påminnelser samt enkel rapportering. Det kommer mange salgsorganisasjoner overraskende langt med. Mye av det dere betaler for et lisensiert CRM, går til funksjoner som aldri brukes.
Hvor lang tid tar det å bygge et eget CRM?
Et grunnsystem tar ofte fire til åtte måneder å utvikle og produksjonssette. Med integrasjoner mot økonomisystem, e-post og telefoni samt mer avansert rapportering dreier det seg snarere om åtte til tolv måneder, gjerne delt opp i etapper.
Kan vi flytte dataene våre fra dagens CRM til et eget?
Ja, etablerte CRM-plattformer har eksportfunksjoner og API-er som gjør dataene tilgjengelige. Regn likevel med opprydding: Duplikater, utdaterte kontakter og felt som er brukt inkonsekvent, følger med i eksporten. Migreringen er et eget delprosjekt som må inn i budsjettet.
Hva koster det å forvalte et eget CRM per år?
En vanlig tommelfingerregel er 15–25 % av utviklingskostnaden per år, noe som dekker drift, sikkerhetsoppdateringer, feilretting og mindre forbedringer. For et CRM som er utviklet for 1,9 millioner kr, dreier det seg om omtrent 285 000–475 000 kr per år. Sammenlign det med lisensfakturaen deres.