Gi det gamle ERP-systemet deres et mobilt grensesnitt

Mange virksomheter har et ERP-system som fungerer på kontoret, men som tvinger de ansatte i felt tilbake til skrivebordet for å registrere det de har gjort. Løsningen er sjelden å bytte system. Oftere handler det om å bygge en app som legger seg oppå det dere allerede har, og gir et mobilt grensesnitt til akkurat de delene som trengs i felt.

API-laget er forutsetningen

En mobilapp som skal jobbe mot et eksisterende system, trenger en måte å kommunisere med det på. Den måten er et API: en definert vei inn i og ut av systemet for å hente og sende data.

Har systemet allerede et API, er mye vunnet. Da kan appen lese ordrer, sende inn registreringer og oppdatere status uten at noen rører selve systemet. Mangler det API, må det bygges et integrasjonslag først: en komponent som gjør dataene i systemet tilgjengelige på en sikker og kontrollert måte.

Dette forarbeidet varierer kraftig avhengig av hvordan systemet er bygd. Et moderne system har ofte ferdige grensesnitt, mens et eldre kan kreve mer arbeid. Derfor begynner denne typen prosjekter alltid med en teknisk gjennomgang av hvilke veier inn i systemet som finnes. Resultatet av den gjennomgangen styrer både tidsplan og kostnad mer enn noe annet.

Prioriter få arbeidsflyter, ikke speil hele systemet

Den vanligste og dyreste tabben er å ville ha alle funksjonene i ERP-systemet på mobilen. Et ERP-system er bygd opp over mange år og inneholder en mengde funksjoner. Å gjenskape alt i en app blir kostbart, tar lang tid og gir til slutt et mobilt grensesnitt som er like rotete som systemet det var ment å forenkle.

Gjør det motsatte. Still spørsmålet: Hvilke fire eller fem ting gjør de ansatte ute i felt oftest? Det kan være:

• Lese dagens ordrer eller arbeidsoppgaver.
• Registrere utført jobb med tid og materiell.
• Ta et bilde og knytte det til en sak.
• Oppdatere status slik at kontoret ser situasjonen i sanntid.

Bygg appen rundt disse få arbeidsflytene, og gjør dem virkelig gode. En fokusert app blir billigere å bygge, enklere å bruke og har langt større sjanse for faktisk å bli brukt. Resten kan de ansatte fortsette å gjøre i systemet når de sitter ved datamaskinen.

Et konkret scenario

Tenk deg en servicebedrift med teknikere ute på oppdrag. I dag noterer de jobbene på papir og legger dem inn i ERP-systemet om kvelden. En app oppå systemet kan i stedet la teknikeren se dagens jobber, registrere timer og materiell direkte på stedet og markere jobben som ferdig.

Appen speiler ikke hele ERP-systemet; den gjør de tre tingene. Systemet er uendret, men feltarbeidet flyttes fra papir og dobbeltarbeid over på mobilen. Gevinsten ligger ikke i teknisk eleganse, men i at timene registreres riktig og i tide. Et slikt avgrenset opplegg er også lettere å utvikle som et første steg før dere bygger ut.

Offline og synkronisering for arbeid i felt

En feltapp må fungere også der mobilnettet ikke gjør det. Kjellere, lagerlokaler, industriområder og landsbygden er nettopp de stedene der de ansatte ofte er, og nettopp der dekningen svikter.

Derfor bygges denne typen apper med offlinestøtte. Det innebærer at det teknikeren registrerer, lagres lokalt på telefonen også uten forbindelse, og synkroniseres med ERP-systemet automatisk når nettet er tilbake. For brukeren skal det føles sømløst: Man registrerer jobben sin og trenger ikke å tenke på om det er dekning eller ikke.

Synkroniseringen må håndteres med omhu slik at ingenting går tapt, og slik at data ikke kolliderer når flere jobber samtidig. Det er en av delene der erfaring merkes, og et spørsmål som er verdt å ta opp tidlig med den som skal bygge appen.

Vil du vite om systemet deres kan mobiltilpasses og hva det vil kreve? Ta kontakt med en kort beskrivelse av systemet, så gjør vi en første vurdering.