Hvad koster det at bygge et intranet?

Et intranet er et af de projekter hvor prisskiltet siger mindst om resultatet. To organisationer kan bruge lige mange penge og få helt forskellige resultater, for det der afgør det, er ikke hvor meget I bygger, men om medarbejderne rent faktisk bruger det. Her er prisniveauet, valget mellem SharePoint-tilpasning og egenudvikling, og hvorfor adoption er det mål der tæller.

Prisspænd og valg af vej

Valget står ofte mellem at tilpasse SharePoint, som mange allerede har via Microsoft 365, og at bygge et egenudviklet intranet fra bunden. SharePoint giver en hurtigere og billigere start med byggeklodserne på plads. En egenudviklet løsning koster mere, men giver fuld frihed i design og funktion. Hvad der er det rigtige, afhænger af hvor meget I har brug for at afvige fra standarden.

Har I allerede Microsoft 365, er SharePoint ofte det naturlige udgangspunkt: I betaler i praksis allerede for fundamentet og slipper for at bygge ting som dokumenthåndtering og rettigheder fra bunden. Pengene går så til at tilpasse, strukturere og integrere. En egenudviklet løsning bliver først berettiget når standarden står i vejen: når I vil have en oplevelse og et design som SharePoint ikke giver, eller funktioner der ikke passer ind i dens rammer. At vælge egenudvikling fordi SharePoint føles “kedeligt”, er sjældent merprisen værd.

De største omkostningsdrivere

Selve siderne er sjældent det dyre. Omkostningerne ligger i det der får informationen til at flyde:

• Søgning. Et intranet står og falder med om man finder det man leder efter. En søgning der fungerer på tværs af dokumenter, sider og personer, er sværere at gøre god end det lyder, og det er ofte den vigtigste investering.
• Rettigheder. Hvem må se hvad? Den rigtige information til de rigtige personer uden at følsomme ting slipper ud og uden at alt bliver låst inde. Rettighedsmodellen er et stykke arbejde i sig selv.
• Integrationer. Koblinger til HR-systemer, Teams og andre værktøjer så intranettet bliver et knudepunkt snarere end endnu et sted der skal holdes opdateret manuelt.

Adoption: det egentlige succeskriterium

Her er den vigtigste indsigt: Et intranet skaber først værdi når det bliver brugt. Den dyreste post er ikke udviklingen. Det er et intranet som ingen åbner.

Regn på det sådan her. Et intranet der bliver medarbejdernes selvfølgelige startside, hvor de finder det de har brug for, tjener sig hjem i sparet tid hver dag. Et der ligger ubrugt hen fordi søgningen er dårlig, indholdet forældet eller login besværligt, er spildte penge, og regnet pr. faktisk bruger bliver det det dyreste af alt.

Derfor bør pengene bruges der hvor de driver brugen: god søgning, relevant indhold og integration med de værktøjer medarbejderne allerede arbejder i. Et smukt intranet som ingen bruger, er en dårligere forretning end et enklere der bliver en naturlig del af arbejdsdagen.

Et konkret scenarie

Lad os sige at en organisation med et par hundrede ansatte vil have et intranet med nyheder, en søgbar dokumentbank, en medarbejderoversigt koblet til HR-systemet og integration med Teams. Bygget på SharePoint lander det ofte på 530.000–850.000 DKK; som egenudviklet løsning mere. Men det afgørende spørgsmål er ikke prisen. Det er hvordan I får medarbejderne til at gøre det til deres startside.

Den sikreste måde at spilde budgettet på er at bruge det på funktioner som ingen har efterspurgt, og samtidig spare på søgning og indhold. Et intranet med gammel information mister hurtigt tilliden: Har man først ledt og fundet noget forældet, holder man op med at lede. Derfor bør en del af budgettet altid gå til en person der ejer indholdet efter lanceringen, ikke kun til selve udviklingen. Teknikken afgør om intranettet kan blive godt; indholdet og søgningen afgør om det bliver det.

Et sidste råd: Mål adoptionen efter lanceringen. Ved I hvor mange der faktisk bruger intranettet, og til hvad, kan I styre videreudviklingen derhen hvor den gør gavn. Uden den viden bygger I i blinde. Vi hos Weapp-udvikler intranetløsninger og lægger lige så stor vægt på adoption som på teknikken. Se vores ydelser eller kontakt os med jeres organisation og jeres systemer, så drøfter vi den rette opsætning.