Hvad koster det at bygge et eget ERP-system?
Et skræddersyet ERP-system koster oftest 1,1–11 mio. DKK at bygge, afhængigt af hvor mange processer og integrationer det skal dække. Kalkulen holdes bedst op mod fem års licensudgifter til et tilsvarende standardsystem. De mest undervurderede poster er datamigrering og paralleldrift: Tilsammen kan de udgøre en betydelig del af budgettet.
Et eget ERP-system er en af de større beslutninger en virksomhed kan træffe på IT-siden. Brugt rigtigt erstatter eller supplerer det standardsystemer hvis licenser vokser med hver ny bruger, og det former sig efter forretningen i stedet for omvendt. Men investeringen er betydelig, og kalkulen skal laves ærligt. Her er prisniveauet og regnemetoden.
Hvornår et eget ERP-system er værd at overveje
Tre situationer går igen. Standardsystemet dækker ikke kerneprocessen, og tilpasningerne er blevet så mange at hver opgradering er et projekt. Licensudgiften skalerer med antallet af brugere og er vokset til en af de større løbende IT-poster. Eller: Processen er selve konkurrencefordelen, og et system som alle konkurrenter kan købe, udligner den.
Omvendt gælder det at rene standardbehov som bogføring, løn og grundlæggende lager næsten aldrig skal bygges fra bunden. Der er standardsystemerne både billigere og bedre.
Prisspænd: 1,1–11 mio. DKK
| Omfang | Typisk omkostning |
|---|---|
| Grundsystem der erstatter en kerneproces | 1,1–3,2 mio. DKK |
| Flere moduler med integrationer | 3,2–6,4 mio. DKK |
| Fuldt ERP-system til hele forretningen | 6,4–11 mio. DKK+ |
Det der flytter prisen inden for spændet, er antallet af processer, antallet af integrationer til andre systemer, de datamængder der skal migreres, og kravene til rettigheder, sporbarhed og rapportering.
Femårskalkulen: licens mod at bygge selv
Den rigtige sammenligning er ikke udviklingsomkostningen mod en månedsfaktura, men totalomkostningen over en rimelig horisont. Fem år er en god tommelfingerregel.
Et regneeksempel. Lad os sige at I er 120 brugere i et licenseret system der koster 600 DKK pr. bruger pr. måned: Det er cirka 860.000 DKK om året og cirka 4,3 mio. DKK på fem år, plus implementering og de tilpasninger der allerede er lavet. Hold det op mod et eget system til 3,2 mio. DKK med drift og vedligeholdelse på 15–25 % om året: i alt omkring 5,6–6,4 mio. DKK over samme periode. Med 120 brugere vinder licensen altså over fem år. Regnestykket vender først omkring 160–180 brugere, og derefter giver et eget system en lavere årlig udgift fordi ingen licenser skalerer med brugerne.
Med 30 brugere vinder licensen endnu klarere. Pointen er ikke at det altid kan betale sig at bygge selv, men at kalkulen afgør det: antal brugere, licensniveau og hvor længe systemet skal leve.
De mest undervurderede poster: migrering og paralleldrift
To budgetposter mangler næsten altid i den første kalkule.
Datamigreringen. Mange års kundedata, ordrehistorik og varer skal flyttes og frem for alt ryddes op. Dubletter, felter der er brugt til de forkerte ting, og information der kun findes i hovedet på erfarne medarbejdere, gør det til et selvstændigt delprojekt. Det er ikke usædvanligt at migreringen udgør 10–20 % af budgettet.
Paralleldriften. Under overgangen kører det gamle og det nye system samtidig: dobbelte driftsudgifter, resterende licenser og medarbejdere der i en periode registrerer i to systemer. Planlæg overgangen proces for proces, og sæt en dato hvor det gamle system faktisk lukkes. Ellers bliver paralleldriften permanent.
Sådan mindsker du risikoen
Byg i etaper hvor hver etape sættes i drift for alvor før den næste besluttes. Start med den proces hvor standardsystemet passer dårligst, og behold standard hvor standard rækker. Og læg et ordentligt forprojekt først: I et projekt af denne størrelse er nogle ugers kravarbejde den billigste forsikring der findes.
Overvejer I at erstatte eller supplere jeres ERP-system? Vi hos Weapp bygger skræddersyede systemer og hjælper gerne med kalkulen. Kontakt os, så regner vi på jeres case.
Ofte stillede spørgsmål
Er et standardsystem ikke altid billigere?
Med få brugere og standardbehov, ja: Så er licenser næsten altid det rigtige valg. Kalkulen vender når licensudgiften skalerer med mange brugere, når tilpasningerne af standardsystemet hober sig op, eller når systemet tvinger forretningen ind i arbejdsgange der koster mere end de smager.
Hvor lang tid tager det at bygge et eget ERP-system?
Et første modul der erstatter en kerneproces, tager ofte seks til tolv måneder. Et system der dækker flere dele af forretningen, bygges klogest i etaper over et til tre år. Hver etape sættes i drift og tjener sig hjem før den næste starter.
Hvad koster datamigreringen i et ERP-projekt?
Det er ikke usædvanligt at migrering og overgang udgør 10–20 % af projektbudgettet. Den største del er sjældent selve flytningen, men oprydningen: dubletter, felter der i årevis er blevet brugt forkert, og data der kun findes i hovedet på erfarne medarbejdere.
Kan vi bygge selv oven på vores nuværende ERP-system?
Ja, det er en almindelig mellemvej. Behold standardsystemet til økonomi, lager og andet hvor standard rækker, og byg egne moduler til de processer der gør jer unikke. Integrationen mellem delene bliver så det vigtigste tekniske spørgsmål at løse tidligt.
Hvad sker der med systemet hvis leverandøren forsvinder?
Sørg for at I ejer kildekoden, at den ligger på en konto til versionsstyring som I selv kontrollerer, og at arkitekturen er dokumenteret. Bygges systemet på udbredte teknologier, kan et andet team overtage uden at starte forfra. Skriv det ind i kontrakten før projektet går i gang.