Du kan godt stille krav uden at være tekniker

Mange kunder tror at de skal kunne noget om teknik for at bestille et IT-projekt. Det passer ikke. Din viden om forretningen (hvordan arbejdet faktisk foregår, hvor skoen trykker, hvad der ville gøre en forskel) er mere værdifuld end nogen teknisk fagterm. Kunsten er at strukturere den viden rigtigt. Sådan gør du.

Din domæneviden er råmaterialet

En udvikler kan bygge næsten hvad som helst, men kan ikke vide hvordan netop din forretning fungerer. Det ved du. Den viden er selve råmaterialet i en god kravspecifikation, og den kan ingen leverandør levere for dig.

Derfor skal du ikke prøve at lade som om du er tekniker. Du skal være ekspert i dit problem. Rollefordelingen er enkel: Du ejer hvad der skal opnås og hvorfor, leverandøren ejer hvordan det bygges. Så længe den grænse er tydelig, er teknisk baggrund ikke et krav.

Beskriv effekter og forløb, ikke løsninger

Det vigtigste enkeltgreb er at beskrive hvad du vil opnå, ikke hvordan det skal bygges. Så snart en ikke-teknisk kunde begynder at specificere en teknisk løsning, er risikoen stor for at projektet bliver låst fast på et gæt.

Sammenlign de her to måder at udtrykke det samme behov på:

• Som løsning: “Vi har brug for en database med en knap der sender en mail.”
• Som effekt og forløb: “Når en kunde har afgivet en bestilling, skal sagsbehandleren automatisk få besked så ingen ordre bliver liggende.”

Den anden formulering fortæller hvad der skal ske og hvorfor, men overlader teknikken til dem der kan den. Måske er en mail det rigtige, måske findes der en bedre vej. Det kan leverandøren først afgøre når de forstår den effekt du er ude efter.

En god måde at strukturere det på er at tage udgangspunkt i forløb: Beskriv trin for trin hvad en person skal kunne gøre, fra start til slut. “Sagsbehandleren logger ind, ser dagens nye sager, åbner en sag, ser kundens historik og kan svare med det samme.” Det er forståeligt for alle og holder fokus på forretningen.

Kræv svar du forstår

En sejlivet misforståelse er at tekniske svar skal være svære at forstå og at du som kunde bare må nikke med. Det er forkert. En dygtig leverandør kan forklare det komplekse på almindeligt dansk.

Gør det derfor til et princip at kræve forståelige svar på alt der handler om hvad du får, hvad det koster og hvilke konsekvenser et valg har. Hvis nogen ikke kan forklare hvorfor en ting tager den tid den tager, eller hvad forskellen mellem to alternativer betyder for dig, er det et advarselstegn, ikke et tegn på at du er for uvidende.

Spørg hellere én gang for meget. “Kan du forklare det som om jeg ikke ved noget om teknik?” er en helt rimelig anmodning, og svaret siger meget om hvordan samarbejdet kommer til at blive. Det er også sådan vi ser på vores rolle: at gøre det tekniske forståeligt for den der ejer forretningen.

Hvornår og hvordan du henter rådgivning på kundesiden

Nogle gange er det ikke nok selv at strukturere behovene. Når projektet er stort eller forretningskritisk, eller når du føler dig underlegen over for leverandøren, kan en uafhængig rådgiver på kundesiden være pengene værd.

En sådan rådgiver er en der er på din side, kan teknikken og hjælper dig med at stille de rigtige spørgsmål og tolke svarene. Forskellen fra leverandøren er at rådgiveren ikke har nogen interesse i løsningen, kun i at du får det du har brug for.

En konkret måde at tænke på: Står du over for en investering der er vigtig for forretningen, og er du usikker på om tilbuddene er rimelige, er et par timer med en uafhængig rådgiver ofte en billig forsikring. Ved et mindre projekt kan det derimod sagtens være nok at beskrive effekter og forløb tydeligt og kræve forståelige svar.

At stille krav uden teknisk baggrund er altså ikke bare muligt. Det gøres hver dag af kunder hvis styrke er at de kender deres forretning. Vil du sparre om hvordan du bedst beskriver dit behov, er du velkommen til at kontakte os med en kort beskrivelse.