Giv jeres gamle ERP-system en mobil brugerflade
At gøre et ERP-system mobilt sker oftest med en app der lægger sig oven på systemet og taler med det via et API. Mangler systemet et API, bygges der først et integrationslag. Nøglen er at prioritere nogle få mobile flows som medarbejderne bruger ofte, i stedet for at spejle hele systemet, og at understøtte offline til arbejde uden dækning.
Mange virksomheder har et ERP-system der fungerer på kontoret, men som tvinger medarbejderne i felten tilbage til skrivebordet for at registrere det de har lavet. Løsningen er sjældent at skifte system. Oftere handler det om at bygge en app der lægger sig oven på det I allerede har og giver en mobil brugerflade til netop de dele der er brug for i felten.
API-laget er forudsætningen
En mobilapp der skal arbejde mod et eksisterende system, har brug for en måde at tale med det på. Den måde er et API: en defineret vej ind i og ud af systemet til at hente og sende data.
Har systemet allerede et API, er meget vundet. Så kan appen læse ordrer, sende registreringer ind og opdatere status uden at nogen rører selve systemet. Mangler der et API, skal der først bygges et integrationslag: en komponent der gør systemets data tilgængelige på en sikker og kontrolleret måde.
Det forarbejde varierer kraftigt afhængigt af hvordan systemet er bygget. Et moderne system har ofte færdige grænseflader mens et ældre kan kræve mere arbejde. Derfor begynder den type projekter altid med en teknisk gennemgang af hvilke veje ind i systemet der findes. Resultatet af den gennemgang styrer både tidsplan og omkostninger mere end noget andet.
Prioriter få flows, spejl ikke hele systemet
Den mest almindelige og dyreste fejl er at ville have hele ERP-systemets funktionalitet på mobilen. Et ERP-system er bygget op over mange år og indeholder masser af funktioner. At genskabe det hele i en app bliver dyrt, tager lang tid og giver til sidst en mobil brugerflade der er lige så rodet som det system den skulle forenkle.
Gør det modsatte. Stil spørgsmålet: Hvilke fire eller fem ting gør medarbejderne ude i felten oftest? Det kan være:
- Se dagens ordrer eller arbejdsopgaver.
- Registrere udført arbejde med tid og materialer.
- Tage et foto og knytte det til en sag.
- Opdatere status så kontoret kan se situationen i realtid.
Byg appen omkring disse få flows, og gør dem rigtig gode. En fokuseret app bliver billigere at bygge, lettere at bruge og langt mere tilbøjelig til faktisk at blive brugt. Resten kan medarbejderne fortsat gøre i systemet når de sidder ved computeren.
Et konkret scenarie
Tænk på en servicevirksomhed med teknikere ude på opgaver. I dag skriver de opgaverne ned på papir og fører dem ind i ERP-systemet om aftenen. En app oven på systemet kan i stedet lade teknikeren se dagens opgaver, registrere forbrugt tid og materialer direkte på stedet og markere opgaven som færdig.
Appen spejler ikke hele ERP-systemet. Den gør de tre ting. Systemet er uændret, men feltarbejdet flytter fra papir og dobbeltarbejde til mobilen. Gevinsten ligger ikke i teknisk elegance, men i at timerne bliver registreret korrekt og til tiden. Sådan en afgrænset løsning er også lettere at udvikle som et første skridt før I bygger videre.
Offline og synkronisering til arbejde i felten
En app til feltarbejde skal virke der hvor dækningen ikke gør. Kældre, lagerlokaler, industriområder og landområder er netop de steder hvor medarbejderne ofte er, og netop dér svigter mobilnettet.
Derfor bygges den type apps med offline-understøttelse. Det betyder at det teknikeren registrerer, gemmes lokalt på telefonen også uden forbindelse og synkroniseres automatisk med ERP-systemet når nettet er tilbage. For brugeren skal det føles gnidningsfrit: Man registrerer sit arbejde og behøver ikke tænke på om der er dækning eller ej.
Synkroniseringen skal håndteres omhyggeligt så intet går tabt og så data ikke kolliderer når flere arbejder samtidig. Det er en af de dele hvor erfaring kan mærkes, og et spørgsmål der er værd at tage op tidligt med dem der skal bygge appen.
Vil du vide om jeres system kan gøres mobilt og hvad det vil kræve? Kontakt os med en kort beskrivelse af systemet, så laver vi en første vurdering.
Ofte stillede spørgsmål
Skal vi skifte ERP-system for at få en app?
Nej, det er netop pointen. En mobilapp kan bygges oven på det system I allerede har og hente og sende data via et API. Systemet forbliver som det er mens appen giver medarbejderne en mobil måde at arbejde på. At skifte hele ERP-systemet er en helt anden og meget større investering.
Hvad kræver det hvis vores system ikke har et API?
Så skal der bygges et integrationslag der gør systemets data tilgængelige på en sikker måde. Det er et forarbejde der tager tid og koster, men det kan ofte lade sig gøre selv med ældre systemer. En teknisk gennemgang viser hvilke veje ind i systemet der findes og hvad de kræver.
Skal appen kunne alt det som ERP-systemet kan?
Næsten aldrig. At spejle et helt ERP-system i en app bliver dyrt og svært at bruge. Det er bedre at udvælge de få flows som medarbejderne i felten bruger oftest, f.eks. at registrere et job eller se en ordre. En fokuseret app bliver både billigere og mere brugt.
Hvorfor er offline vigtigt i en app til feltarbejde?
Medarbejdere i felten arbejder ofte hvor dækningen er dårlig eller helt mangler, f.eks. i kældre, på lagre eller på landet. Kan appen kun bruges online, bliver den ubrugelig netop når der er brug for den. Med offline-understøttelse gemmes registreringerne lokalt og synkroniseres med systemet når der er forbindelse igen.
Hvor lang tid tager sådan et projekt?
Det afhænger helt af om systemet har et API og hvor mange flows appen skal understøtte. En app mod et system med et godt API og nogle få flows kan gå relativt hurtigt mens et ældre system uden API kræver mere forarbejde. En gennemgang af udgangspunktet giver en realistisk tidsplan.