Vad kostar det att bygga ett eget affärssystem?
Ett skräddarsytt affärssystem kostar oftast 1–10 miljoner kronor att bygga, beroende på hur många processer och integrationer det ska täcka. Kalkylen ställs bäst mot fem års licenskostnader för motsvarande standardsystem. De mest underskattade posterna är datamigrering och parallelldrift – tillsammans kan de stå för en betydande del av budgeten.
Ett eget affärssystem är ett av de större besluten ett bolag kan fatta på IT-sidan. Rätt använt ersätter eller kompletterar det standardsystem vars licenser växer med varje användare – och formar sig efter verksamheten i stället för tvärtom. Men investeringen är betydande, och kalkylen behöver göras ärligt. Här är prisbilden och räknesättet.
När ett eget affärssystem är värt att överväga
Tre situationer återkommer. Standardsystemet täcker inte kärnprocessen, och anpassningarna har blivit så många att varje uppgradering är ett projekt. Licenskostnaden skalar med antalet användare och har vuxit till en av de större löpande IT-posterna. Eller: processen är själva konkurrensfördelen, och ett system som alla konkurrenter kan köpa jämnar ut den.
Omvänt gäller att rena standardbehov – bokföring, lön, grundläggande lager – nästan aldrig ska byggas från grunden. Där är standardsystemen både billigare och bättre.
Prisspann: 1–10 miljoner kronor
| Omfattning | Typisk kostnad |
|---|---|
| Grundsystem som ersätter en kärnprocess | 1 000 000–3 000 000 kr |
| Flera moduler med integrationer | 3 000 000–6 000 000 kr |
| Fullt affärssystem för hela verksamheten | 6 000 000–10 000 000 kr+ |
Det som flyttar priset inom spannet är antalet processer, antalet integrationer mot andra system, datamängderna som ska migreras och kraven på behörigheter, spårbarhet och rapportering.
Femårskalkylen: licens mot bygge
Rätt jämförelse är inte byggkostnad mot en månadsfaktura, utan totalkostnad över en rimlig horisont – fem år är en bra tumregel.
Ett räkneexempel. Säg att ni är 120 användare i ett licensierat system som kostar 900 kr per användare och månad: det är knappt 1,3 Mkr per år, cirka 6,5 Mkr på fem år – plus implementation och de anpassningar som redan gjorts. Ställ det mot ett eget system för 3 Mkr med förvaltning på 15–25 % per år: totalt ungefär 5,3–6 Mkr över samma period, och därefter en väsentligt lägre årskostnad eftersom inga licenser skalar med användarna.
Samma kalkyl med 30 användare slutar tvärtom: licensen vinner klart. Poängen är inte att bygget alltid lönar sig, utan att kalkylen avgör – antal användare, licensnivå och hur länge systemet ska leva.
De mest underskattade posterna: migrering och parallelldrift
Två budgetposter saknas nästan alltid i den första kalkylen.
Datamigreringen. Åratal av kunddata, orderhistorik och artiklar ska flyttas – och framför allt städas. Dubbletter, fält som använts till fel saker och information som bara finns i huvudet på erfarna medarbetare gör detta till ett eget delprojekt. Det är inte ovanligt att migreringen står för 10–20 % av budgeten.
Parallelldriften. Under övergången körs gamla och nya systemet samtidigt: dubbla driftkostnader, kvarvarande licenser och medarbetare som under en period registrerar i två system. Planera övergången process för process och sätt ett datum då det gamla systemet faktiskt stängs – annars blir parallelldriften permanent.
Så minskar du risken
Bygg i etapper där varje etapp tas i skarp drift innan nästa beslutas. Börja med den process där standardsystemet skaver mest, och behåll standard där standard räcker. Och lägg en riktig förstudie först – i ett projekt av den här storleken är några veckors kravarbete den billigaste försäkring som finns.
Funderar ni på att ersätta eller komplettera ert affärssystem? Vi på Weapp bygger skräddarsydda system och hjälper gärna till med kalkylen – hör av dig så räknar vi på ert case.
Vanliga frågor
Är det inte alltid billigare med ett standardsystem?
Med få användare och standardbehov, ja – då är licenser nästan alltid rätt val. Kalkylen vänder när licenskostnaden skalar med många användare, när anpassningarna av standardsystemet staplas på varandra eller när systemet tvingar verksamheten in i arbetssätt som kostar mer än de smakar.
Hur lång tid tar det att bygga ett eget affärssystem?
En första modul som ersätter en kärnprocess tar ofta sex till tolv månader. Ett system som täcker flera delar av verksamheten byggs klokast i etapper över ett till tre år, där varje etapp tas i drift och betalar sig innan nästa startar.
Vad kostar datamigreringen i ett affärssystemsprojekt?
Det är inte ovanligt att migrering och övergång står för 10–20 % av projektbudgeten. Största delen är sällan själva flytten utan städningen: dubbletter, fält som använts fel i åratal och data som bara finns i huvudet på erfarna medarbetare.
Kan vi bygga eget ovanpå vårt nuvarande affärssystem?
Ja, det är en vanlig mellanväg. Behåll standardsystemet för ekonomi, lager och annat där standard räcker, och bygg egna moduler för de processer som gör er unika. Integrationen mellan delarna blir då den viktigaste tekniska frågan att lösa tidigt.
Vad händer med systemet om leverantören försvinner?
Se till att ni äger källkoden, att den ligger i ett versionshanteringskonto ni kontrollerar och att arkitekturen är dokumenterad. Byggs systemet på brett använda tekniker kan ett annat team ta över utan omstart. Skriv in detta i avtalet innan projektet börjar.