Vad är SaaS?

SaaS är ett av de vanligaste orden i modern it, och sannolikt använder din verksamhet redan en handfull SaaS-tjänster utan att kalla dem så. Kort sagt är det färdig mjukvara du prenumererar på och når via webben, utan att installera eller drifta något själv. Här är vad begreppet betyder och vad valet innebär.

Mjukvara du hyr i stället för äger

Förr köpte man ett program på skiva, installerade det på varje dator och ansvarade själv för att hålla det igång. SaaS vänder på den modellen. Programmet bor hos leverantören, körs i molnet och når du via webbläsaren mot en löpande avgift – vanligtvis per användare och månad.

Du installerar ingenting och driftar ingenting. Loggar du in är du alltid på senaste versionen, för uppdateringar rullas ut centralt av leverantören. Det som tidigare var en engångsinvestering blir en prenumeration, ungefär som att gå från att äga en bil till att leasa den.

Den här enkelheten är själva anledningen till att SaaS tagit över. Tröskeln att komma igång är låg, du slipper egen it-drift, och kostnaden blir förutsägbar och lätt att skala när verksamheten växer eller krymper.

Exempel du förmodligen redan använder

SaaS låter abstrakt tills man ser hur många vardagsverktyg som faktiskt är det. Några exempel de flesta företag redan förlitar sig på:

• Mejl och kalender i molnet – ingen egen mejlserver att sköta.
• Bokföring och fakturering – ekonomiprogram du loggar in i via webben.
• CRM – system för att hålla ordning på kunder, affärer och kontakter.
• Projekt- och samarbetsverktyg – för uppgifter, filer och kommunikation i team.

Gemensamt för dem alla är att du aldrig tänker på servrar, versioner eller installation. Du öppnar en webbläsare, loggar in och jobbar. Det är SaaS i praktiken.

Vad du slipper – och vad du ger upp

SaaS är en avvägning, inte en ren vinst. Det gäller att se båda sidorna innan man lägger en allt större del av verksamheten i hyrda tjänster.

Det du slipper är tungt: ingen egen drift, inga servrar att övervaka, inga uppdateringar att planera och testa. Säkerhetsuppdateringar och ny funktionalitet kommer automatiskt, och kostnaden är lätt att räkna på. För de flesta verksamheter är det precis rätt – tiden läggs hellre på kärnverksamheten än på it-underhåll.

Det du ger upp är kontroll. En SaaS-tjänst är samma produkt för alla kunder, så möjligheten att anpassa den efter just era processer är begränsad. Din data ligger dessutom hos leverantören, vilket gör dataskydd och exportmöjligheter till frågor du måste ställa i förväg. Uppstår datainlåsning kan det bli krångligt och dyrt att byta tjänst längre fram. Och även om varje enskild prenumeration känns billig, summerar många tjänster över åren lätt till mer än vad egna lösningar hade kostat.

SaaS eller bygga eget?

Den avgörande frågan är hur unik processen är. Handlar det om stöd som ser likadant ut i alla bolag – ekonomi, mejl, lön – är en färdig SaaS-tjänst nästan alltid rätt. Någon har redan löst problemet bättre och billigare än du kan göra själv.

Ligger behovet däremot nära det som gör er unika, där ingen standardtjänst passar riktigt, kan ett eget system löna sig trots den högre kostnaden. Skillnaden i en mening: med SaaS anpassar du din verksamhet efter tjänsten, med ett eget system anpassas systemet efter din verksamhet. Den ena vägen är snabb och billig men trång; den andra är dyrare men formbar.

En intressant detalj är att många produktbolag som bygger egna lösningar själva säljer dem som SaaS – modellen är alltså både något du köper och något du kan leverera. Ett företag kan mycket väl köra sin ekonomi och sitt CRM som SaaS och samtidigt driva sin egen produkt som en SaaS-tjänst mot sina kunder. Gränsen mellan att vara köpare och leverantör är inte skarp.

Det praktiska rådet är att inte fastna i antingen–eller. De flesta verksamheter kör en blandning: färdiga SaaS-tjänster för det generella, och eget för det som verkligen skiljer dem från andra. Konsten ligger i att dra gränsen på rätt ställe – och att alltid kontrollera hur du får ut din data innan du binder upp en central process i en tjänst.

Vill du reda ut vad ni bör köpa som färdig tjänst och vad som förtjänar att byggas för er verksamhet, tittar vi på Weapp gärna på helheten och kan resonera igenom valen innan ni bestämmer er.