SharePoint eller skreddersydd intranett?

For en virksomhet som allerede betaler for Microsoft 365, ligger det nær å bare bruke SharePoint som intranett. Det følger jo med uansett. Likevel velger mange å bygge et eget intranett i stedet, og noen ganger er det klokt. Spørsmålet er ikke hva som er «best» generelt, men hva dere faktisk trenger: dokumenthåndtering og samarbeid, eller kommunikasjon og engasjement. Nedenfor sammenligner vi dem, inkludert hybridløsningen som ofte løser dilemmaet.

Hva SharePoint gir i lisensen, og hvor det stopper

Det sterkeste argumentet for SharePoint er enkelt: Grunnlaget er allerede betalt. I de fleste Microsoft 365-abonnementer er SharePoint inkludert uten ekstra lisenskostnad, og med det får dere solid dokumenthåndtering, filsamarbeid og en tett integrasjon med resten av Microsoft-verdenen (Teams, Outlook, Office). For en virksomhet der hovedbehovet er å lagre, dele og samarbeide om dokumenter, er det mye verdi uten ekstra kostnad.

Men «gratis» gjelder standarden. Så snart dere vil gå utover malene (egen design, skreddersydde sider, komplekse arbeidsflyter, dype integrasjoner mot systemer utenfor Microsoft), begynner kostnadene å stige, og det kan skje raskt. Hver av disse tilpasningene krever utvikling og løpende forvaltning. Det som så ut som et gratis tillegg i lisensen, blir da et prosjekt med eget budsjett. Mange undervurderer nettopp denne terskelen.

Konklusjonen er at SharePoint er kostnadseffektivt så lenge dere holder dere nær det ferdige, og blir dyrt i takt med hvor mye dere vil forme det. Før dere bestemmer dere, er det derfor lurt å liste opp hvilke tilpasninger dere virkelig trenger. Jo kortere den listen er, desto sterkere står argumentene for SharePoint.

Eget intranett: opplevelsen og oppslutningen

Det sterkeste kortet til et skreddersydd intranett er noe som ikke står i en funksjonsliste: at folk faktisk bruker det. Et eget intranett kan formes helt etter hvordan dere kommuniserer og jobber, med en opplevelse og en tone dere kjenner dere igjen i. Nyheter, intern kommunikasjon, kultur og de daglige inngangene til verktøyene kan bygges slik at de ansatte har lyst til å være der.

Det betyr noe, for et intranett som ingen besøker, gir ingen nytte uansett hvor mye eller lite det kostet. For rene kommunikasjonsbehov kan SharePoint oppleves som teknisk og tregt, og da lider oppslutningen. Et eget intranett tar tak i nettopp det problemet: Det setter opplevelsen først, noe som er avgjørende når målet er engasjement snarere enn dokumentlagring.

Prisen er at dere bygger og forvalter noe eget, med den kostnaden og det ansvaret det innebærer. Men for virksomheter der intern kommunikasjon er forretningskritisk, er investeringen ofte vel verdt det.

Hybridløsningen som ofte vinner

Fordi de to har stikk motsatte styrker, er den beste løsningen ofte ikke å velge i det hele tatt, men å kombinere. I en hybridløsning får hvert system gjøre det det er best på. SharePoint tar seg av dokumenthåndtering, filsamarbeid og den tette integrasjonen med de andre Microsoft-verktøyene, der det allerede er sterkt og allerede betalt. Et eget intranett står for nyhetene, den interne kommunikasjonen og den daglige opplevelsen, der SharePoint er svakest.

De to kobles deretter sammen slik at den ansatte møter en innbydende kommunikasjonsflate i hverdagen, men har dokumentstyrken i SharePoint tilgjengelig i bakgrunnen når det trengs. Resultatet blir en helhet der dere betaler for skreddersøm bare der den gir tydelig nytte, og lar det som allerede er inkludert, dekke resten. For mange virksomheter er det den mest kostnadseffektive veien til et intranett som både fungerer teknisk og faktisk blir brukt.

Slik velger dere

Hvis tyngdepunktet ligger på dokumenter og samarbeid og dere allerede har Microsoft 365, er SharePoint ofte et selvsagt valg. Handler det mest om intern kommunikasjon og engasjement, veier opplevelsen i et eget intranett tyngre. Og trenger dere begge deler, slik mange gjør, er hybridløsningen verdt å se nærmere på. Tjenestene våre hjelper dere med å kartlegge behovene og definere grensesnittet mellom systemene riktig. Ta kontakt og fortell hvordan dere jobber internt i dag, så gir vi en anbefaling.