Standardsystem eller skreddersydd system?

Valget mellom et standardsystem og et skreddersydd system høres enkelt ut til du står midt i det. Standardsystemet frister med lavere pris og rask oppstart, det egne med perfekt passform. Sannheten ligger i detaljene, nærmere bestemt i de siste tjue prosentene av kravene deres, som ofte avgjør om et standardsystem blir et godt kjøp eller den dyreste veien dere kunne ha valgt.

80/20-problemet

Et standardsystem er bygget for å passe mange. Derfor dekker det nesten alltid de første 80 prosentene av behovene deres, raskt, billig og på en velprøvd måte. Det er styrken ved standardsystemer, og for mange prosesser er det mer enn nok.

Fellen er de siste 20 prosentene: kravene som er spesifikke for akkurat virksomheten deres. Å få et standardsystem til å håndtere dem krever tilpasninger det aldri var tenkt for, og kostnaden for den lille halen kan lett bli høyere enn det de første 80 prosentene kostet. Du betaler uforholdsmessig mye for den siste lille biten, og resultatet blir sjelden like godt som om det var bygget for formålet.

Spørsmålet er altså ikke om standardsystemet dekker det meste. Det gjør det som oftest. Spørsmålet er hvor dyre og hvor viktige de siste prosentene er.

Hvorfor tilpassede standardsystemer ofte blir dyrest av alle

Her er en kontraintuitiv sannhet som er verdt å dvele ved: Et kraftig tilpasset standardsystem er ofte den dyreste veien som finnes, dyrere enn både et rent standardsystem og en ren egenutvikling.

Grunnen er at dere betaler for ulempene ved begge verdener samtidig:

• Lisenskostnaden består, år etter år.
• Tilpasningene koster penger å bygge i utgangspunktet.
• Oppgraderingene blir en tilbakevendende smerte, for hver ny versjon av grunnsystemet risikerer å ødelegge det dere har skreddersydd, og da må dere betale for å gjøre det samme arbeidet på nytt.

Dere sitter altså med de løpende lisenskostnadene, vedlikeholdsbyrden ved egenutvikling og i tillegg en innlåsing i leverandørens oppgraderingstakt. En ren egenutvikling ville i det minste ha gitt full kontroll for vedlikeholdspengene. Den tilpassede mellomveien gir verken den laveste kostnaden eller den største friheten.

Beslutningsmatrise per systemtype

En enkel måte å sortere valget på er å spørre hvor nær en bestemt prosess ligger det som gjør dere unike. Jo nærmere kjernen, desto sterkere grunn til å bygge.

Grunnprinsippet er at økonomi og administrasjon kjøpes, mens kjernevirksomheten bygges. Et konkret eksempel: En virksomhet brukte måneder og et stort budsjett på å tvinge et ferdig ERP-system til å håndtere den uvanlige ordrelogikken sin. Etter den tredje oppgraderingen som ødela tilpasningene, innså virksomheten at en egen ordremodul koblet til et standardsystem for økonomien ville ha vært både billigere og mer stabil fra starten av.

Matrisen er ingen absolutt lov, men den fanger en tendens som er verdt å ta på alvor: Jo lenger unna kjernen deres en prosess ligger, desto mer taler for å kjøpe den ferdig. Et vanlig unntak er sterkt regulerte bransjer, der et standardsystem som allerede oppfyller kravene, kan være verdt å velge også nær kjernen. Selve etterlevelsen er nemlig dyr å bygge og vedlikeholde selv.

Beslutningen er sjelden for alltid

En siste ting som er verdt å huske, er at valget ikke er hugget i stein. Mange virksomheter begynner med et standardsystem for å komme raskt og billig i gang. De bygger selv først når de har vokst og vet nøyaktig hvor det særegne ved dem ligger. Det er ofte en klok rekkefølge: Du slipper å gjette på forhånd og kan la faktisk erfaring styre hva som er verdt å skreddersy.

Det viktige er å ta beslutningen bevisst, med 80/20-problemet og oppgraderingsfellen i bakhodet, i stedet for å gli inn i en tung tilpasning uten å ha veid alternativene. Det riktige svaret avhenger av hvor de unike prosentene deres ligger, og hvor mye de er verdt. Vil dere ha hjelp til å finne ut hvilke systemer som bør kjøpes, og hvilke som fortjener å bygges, ser vi i Weapp gjerne på helheten og kan tenke gjennom valgene sammen med dere før dere bestemmer dere.