Kjøpe ferdig system eller bygge eget?
Velg standardsystem for prosesser der dere gjør som alle andre, og skreddersydd der prosessen er konkurransefortrinnet deres. To ting avgjør: om prosessen virkelig er unik eller bare uvant, og totalkostnaden over fem år med lisenser, tilpasninger og innlåsing. Ofte vinner en hybrid: en standardkjerne med skreddersydde tillegg via API.
Før eller senere står hver voksende virksomhet overfor det samme veivalget: å kjøpe et ferdig system eller å bygge et eget. Det er dyrt å velge feil i begge retninger: En unødvendig egenutvikling sluker penger, og et standardsystem som passer dårlig, bremser det dere er best på. Den gode nyheten er at valget sjelden er et spørsmål om smak. Det finnes en tydelig regel og et par spørsmål som peker ut riktig vei.
Grunnregelen: Bygg der dere skiller dere ut, kjøp der dere ikke gjør det
Den mest nyttige tommelfingerregelen er enkel: Kjøp det som gjør dere like alle andre, bygg det som gjør dere annerledes.
Økonomisystemer, lønnshåndtering og e-post er standardprosesser. De ser i praksis like ut uansett bransje, og det finnes ferdige systemer som har løst dem bedre enn dere realistisk sett kan på egen hånd. Å bygge selv for slikt er å finne opp hjulet på nytt og deretter sitte med vedlikeholdet for alltid.
Men prosessen som er selve grunnen til at kundene velger akkurat dere? Den kan ingen selge dere i en ferdig pakke. Der er skreddersydd utvikling en investering i forspranget deres, ikke en kostnad.
Spørsmålet som avgjør: virkelig unik eller bare uvant?
Her snubler mange. Nesten alle virksomheter opplever prosessene sine som spesielle, men det meste som føles unikt, er i virkeligheten bare innarbeidet. Det er forskjell på en prosess som virkelig er annerledes, og en dere bare tilfeldigvis gjør på en uvanlig måte.
Still det ubehagelige kontrollspørsmålet: Ville det gjøre vondt å tilpasse seg måten et standardsystem arbeider på, eller ville det mest være en omstilling? Hvis det siste stemmer, er prosessen ikke unik, bare uvant, og da er standard riktig vei. Er prosessen derimot grunnen til at kundene velger dere, har dere funnet noe som rettferdiggjør egen utvikling.
Totalkostnaden over fem år
Standardsystemer virker nesten alltid billigere ved første øyekast fordi innkjøpsprisen er synlig og prisen på egenutvikling ikke er det. Men den riktige sammenligningen er totalkostnaden over tid, ikke prislappen den første dagen.
| Kostnadspost | Regn med over 5 år |
|---|---|
| Lisenser | Årlig avgift per bruker, ofte stigende |
| Tilpasninger | Konfigurasjon og spesialutvikling for å passe dere |
| Oppgraderinger | Tilpasninger som må gjøres på nytt ved nye versjoner |
| Innlåsing | Kostnad og vanskeligheter ved å bytte system senere |
| Egenutvikling | Utviklingskostnad pluss forvaltning, men ingen lisens og full kontroll |
Når alle postene ligger på bordet, ser bildet ofte annerledes ut. Et standardsystem som krever omfattende tilpasning, kan bli dyrere enn egenutvikling, særlig fordi hver oppgradering risikerer å ødelegge tilpasningene slik at dere betaler for det samme arbeidet om og om igjen.
Hybridveien: standardkjerne med egne tillegg
Valget trenger sjelden å være et enten-eller. Den kanskje vanligste og klokeste veien i dag er en hybrid: et standardsystem for det generiske, supplert med skreddersydde tillegg for det unike, koblet sammen via API.
Si at en bedrift har en helt vanlig økonomihåndtering, men en egen metode for å prissette oppdrag som virkelig skiller den fra konkurrentene. Da kjøper bedriften et standardsystem for økonomien og bygger prissettingen som en egen modul som snakker med det. Slik slipper den både å bygge regnskapet fra bunnen av og å presse den unike logikken sin inn i et system som ikke var laget for den.
Forutsetningen for at hybridveien skal fungere, er at systemene kan snakke med hverandre. Et standardsystem med et åpent og godt dokumentert API gjør det enkelt å koble på egne deler, mens et lukket system kan låse dere inne selv om det ellers passer. Nettopp integrasjonsmulighetene er derfor verdt å vurdere i god tid før dere velger grunnsystem.
Begynn der usikkerheten er størst
Et praktisk råd hvis dere er usikre: Ikke utsett hele beslutningen, men begynn der risikoen er lavest. Kjøp ferdige systemer for det som helt sikkert er generisk, som økonomi og administrasjon, og ta dere tid med prosessene der dere ennå ikke vet om det særegne er reelt eller innbilt. Ofte klarner bildet når dere har sett systemet i drift en stund.
Det viktige er at beslutningen tas bevisst og med det riktige spørsmålet i sentrum, ikke at den tas raskt. Det riktige svaret avhenger alltid av virksomheten deres, men spørsmålene ovenfor tar dere langt. Vil dere ha hjelp til å kartlegge hvilke prosesser som er verdt å bygge, og hvilke dere bør kjøpe, drøfter vi i Weapp gjerne systemene deres og kan se på helheten før dere binder dere til én vei.
Ofte stilte spørsmål
Når bør man velge et standardsystem?
Når prosessen er en standardprosess som ser omtrent lik ut i alle virksomheter, for eksempel økonomi, lønn eller e-post. Da finnes det ferdige systemer som allerede har løst problemet bedre og billigere enn dere kan fra bunnen av. Å bygge selv for slikt betyr å finne opp hjulet på nytt og deretter vedlikeholde det selv for alltid.
Når lønner det seg å bygge skreddersydd?
Når prosessen er det som gjør dere konkurransedyktige og ikke noe standardsystem passer uten at dere må endre nettopp det som er styrken deres. Da er egen utvikling en investering i noe ingen konkurrent kan kjøpe. Bygg der dere skiller dere ut, og kjøp der dere er som alle andre.
Er det ikke alltid billigere å kjøpe ferdig?
Ved innkjøp ofte, men ikke alltid over tid. Et standardsystem som krever tunge tilpasninger for å passe dere, kan bli dyrere enn ventet, særlig når oppgraderinger ødelegger tilpasningene. Regn på fem år med lisenser, tilpasning og innlåsing før du konkluderer med at den laveste prisen også er den laveste kostnaden.
Hva er hybridveien?
Å bruke et standardsystem for det generiske og supplere med skreddersydde tillegg via API for det unike. Økonomien håndteres i et ferdig system, mens prosessen som skiller dere fra andre, bygges som en egen del som snakker med det. Dere får det beste fra begge verdener uten å bygge eller tilpasse alt selv.
Hvordan vet jeg om prosessen vår virkelig er unik?
Spør om den virkelig er unik eller bare uvant. Mye som føles spesielt, er egentlig en vane som like gjerne kunne ha fulgt arbeidsmåten til et standardsystem. Er prosessen derimot selve grunnen til at kundene velger dere, er den unik på en måte som rettferdiggjør egen utvikling.