Hva er et ERP-system?

ERP-systemet, eller forretningssystemet, er ryggraden i administrasjonen hos de fleste virksomheter av en viss størrelse. Likevel er det ikke alltid klart hva et ERP-system egentlig er, hvor grensene går, og hvorfor det så ofte blir den vanskeligste delen å koble sammen med andre systemer. Her er forklaringen for deg som kjøper utvikling.

Definisjonen

ERP står for Enterprise Resource Planning, på norsk ofte kalt forretningssystem. Det er det sentrale systemet der kjerneprosessene i en virksomhet, fremfor alt økonomi, lager, innkjøp og ordre, samles i en felles datamodell. Poenget er nettopp at alt er felles: I stedet for at hver avdeling har sin egen isolerte løsning, møtes informasjonen på ett sted.

Det gjør ERP-systemet til knutepunktet i virksomheten. Når en ordre legges inn, en vare plukkes fra lageret og en faktura opprettes, henger alt sammen i den samme databasen, mot de samme tallene. Alle ser den samme virkeligheten, og opplysninger trenger ikke å registreres flere steder. Det er denne samordningen som er hele ideen med et ERP-system, og grunnen til at det ofte blir det mest forretningskritiske systemet av alle.

Hva som inngår, og hva som ikke gjør det

En vanlig kilde til forvirring er hvor grensene for ERP-systemet går. Kjernen er tydelig: økonomi, lager, innkjøp og ordrehåndtering, og hos mange også produksjon og personaladministrasjon. Det er de interne prosessene og ressursene ERP-systemet holder sammen.

Det som ofte ikke inngår, er minst like viktig å kjenne til. CRM, systemet for kunderelasjoner og salg, ligger vanligvis utenfor, i likhet med e-handel. Disse håndteres oftest i egne, spesialiserte systemer som kobles mot ERP-systemet i stedet for å inngå i det. Nøyaktig hvor grensen går, varierer mellom produkter og oppsett, men tommelfingerregelen holder: ERP håndterer de interne prosessene, mens kundenære systemer gjerne står ved siden av og integreres. Å forstå den inndelingen sparer mye forvirring i et prosjekt.

Eksempler på ERP-systemer

For å gjøre det konkret: Det finnes mange ERP-systemer, tilpasset ulike størrelser og behov. Blant løsningene for små og mellomstore bedrifter er for eksempel Tripletex, Visma og Microsoft Dynamics 365 Business Central, mens SAP blant annet har løsninger for større selskaper med komplekse prosesser.

Hvilket som passer, avhenger helt av størrelsen på virksomheten, bransjen og kravene. Det finnes ikke ett ERP-system som er riktig for alle. Det viktige for et utviklingsprosjekt er ikke hvilket navn som står på ERP-systemet, men å vite hvilket det er, og hvordan det kan integreres.

Et konkret scenario

Tenk deg en handelsbedrift som vil bygge en kundeportal der kundene selv ser ordrene, lagerbeholdningen og fakturaene sine. Selve portalen er grei å bygge. Utfordringen ligger i at den må hente all den informasjonen i sanntid fra bedriftens ERP-system, for det er der ordrer, lager og økonomi faktisk ligger.

Plutselig handler prosjektet mindre om portalen og mer om koblingen mot ERP-systemet: hvordan den kan lese data sikkert, hvor ofte den oppdateres, og hva som skjer hvis ERP-systemet svarer tregt. Nettopp den integrasjonen blir den tyngste delen av prosjektet, mens selve portalen er den enklere biten. Det er et mønster som går igjen i nesten alle prosjekter som berører et ERP-system.

Hvorfor integrasjoner mot ERP er vanskelige

Scenarioet peker på en sannhet som er verdt å ta på alvor: Integrasjoner mot ERP er ofte det vanskeligste i et helt utviklingsprosjekt, og det av flere grunner.

For det første er ERP-systemet sentralt og følsomt. Det inneholder virksomhetens mest kritiske data, så en feil i koblingen kan få store konsekvenser. For det andre er mange ERP-systemer, særlig de eldre, bygd på en måte som gjør dem tungvinte å koble seg på. Og for det tredje krever nettopp den kritiske rollen omfattende testing før noe settes i produksjon.

For deg som kunde er lærdommen å finne ut tidlig hvordan ERP-systemet deres kan integreres, og å involvere den som kjenner systemet, allerede i planleggingen. Regn med at koblingen, ikke selve det nye systemet, blir den tyngste posten. Vi i Weapp har bygd integrasjoner mot ERP-systemer i mange prosjekter, og den erfaringen er ofte det som avgjør om et slikt prosjekt holder tidsplan og budsjett. Vil dere drøfte en integrasjon dere står overfor, er det bare å ta kontakt.