Slik sammenligner du tilbud på systemutvikling

Tre leverandører, samme forespørsel, og tilbud på 500 000 kr, 810 000 kr og 1,1 millioner kr. Hvilket er billigst? Feil spørsmål. Det riktige spørsmålet er hva hvert tilbud faktisk inneholder, for prisforskjellen skyldes nesten alltid at leverandørene har regnet på forskjellige ting.

Sammenlign omfang og forutsetninger, ikke totalsummen

Totalsummen er resultatet av to ting du ikke ser på nederste linje: hva som er med, og hva leverandøren har forutsatt. Er design med? Testing? Prosjektledelse? Lansering og produksjonssetting? Feilretting etter lansering? Forutsettes det at dere leverer ferdige tekster, ferdig grafisk profil, testdata og raske beslutninger?

Før du sammenligner noe som helst: Lag en liste over omfangspunkter og forutsetninger, og tving alle tilbudene inn i samme struktur. Først da sammenligner du priser. Før det sammenligner du epler og pærer.

Scenario: tre tilbud på det samme bookingsystemet

Tilbud A på 500 000 kr forutsetter at design finnes, regner testing som «en del av utviklingen» og stopper ved levering. Tilbud B på 810 000 kr inkluderer design og systemtesting samt en måned med feilretting. Tilbud C på 1,1 millioner kr begynner med en forstudie og inkluderer design, testing, lansering og tre måneders support.

Normaliserer du A, altså legger til design for kanskje 150 000, skikkelig testing for 100 000 og støtte etter lansering for 75 000, lander det på 825 000 kr. Plutselig ser bildet annerledes ut: A og B koster omtrent det samme, og påslaget i C er i praksis forstudien og den lengre supporten. Prisforskjellen var aldri en prisforskjell. Den var en forskjell i omfang.

Spørsmålene til hver leverandør

• Hva er ikke med i prisen?
• Hvilke forutsetninger bygger prisen på, og hva skjer hvis de ikke holder?
• Hvem eier kode, design og alle kontoer når prosjektet er ferdig?
• Hva koster forvaltning og videreutvikling per år etter lansering?
• Hvilke personer bemanner prosjektet, og hvor senior er teamet som faktisk gjør jobben?
• Hvordan håndteres endringer underveis, og hvordan prises de?
• Hva skjer ved forsinkelse, fra deres side og fra vår?
• Hvilke tredjepartskostnader kommer i tillegg: lisenser, drift, betalingstjenester?

Svarene er ofte mer avslørende enn selve tilbudet. Den som svarer tydelig og skriftlig på alle åtte, har tenkt gjennom forpliktelsen sin.

Røde flagg

• Ingen forutsetninger oppgis. Prisen ser ryddig ut, men omfatter ingenting som er definert.
• Pris langt under de andre uten forklaring. Noen har regnet på et annet, mindre oppdrag, bevisst eller ikke.
• Fastpris på løse krav uten discovery-fase. Enten et stort skjult risikopåslag eller kommende konflikter om omfanget.
• «Alt er med» uten spesifikasjon. Det som er med, er det som står i avtalen, ikke noe annet.
• Uklart eierskap til kode, design eller kontoer.
• Ingen spørsmål tilbake til dere. Seriøse leverandører stiller spørsmål før de setter en pris. Taushet betyr gjetting.

Sammenlign også det som ikke står i tilbudet

Prisen er én av tre dimensjoner. Den andre er teamet: Hvilke personer får dere, hvor senior er de, og har de bygget noe lignende før? Be om å få møte dem som faktisk skal gjøre jobben, ikke bare den som selger den. Den tredje er arbeidsformen: Hvor ofte får dere demo, hvordan rapporteres tid og fremdrift, og hvordan tas beslutninger når noe er uklart?

To tilbud med samme pris kan bety to helt forskjellige hverdager i prosjektet. Ring i tillegg minst én referanse per leverandør og still ett eneste spørsmål: Holdt kalkylen, og hvis ikke, hvorfor?

Sett opp sammenligningen på totalkostnad

Lag en enkel tabell selv: de samme radene for omfang for alle leverandørene, pluss radene for forvaltning, drift og lisenser det første året. Sammenlign totalkostnaden for de første årene, ikke bare utviklingen. Det tar en time og er den best betalte timen i hele innkjøpet.

Vi i Weapp leverer heller et tilbud med ti oppgitte forutsetninger enn en polert totalsum. Det er slik vi selv foretrekker å kjøpe. Vil dere teste kravene mot et strukturert tilbud? Ta kontakt.