Så jämför du offerter på systemutveckling

Tre leverantörer, samma förfrågan – och offerter på 400 000, 650 000 och 900 000 kr. Vilken är billigast? Fel fråga. Rätt fråga är vad varje offert faktiskt innehåller, för prisskillnaden beror nästan alltid på att leverantörerna räknat på olika saker.

Jämför scope och antaganden – inte slutsumman

Slutsumman är resultatet av två saker du inte ser på sista raden: vad som ingår och vad leverantören antagit. Ingår design? Testning? Projektledning? Lansering och driftsättning? Buggrättning efter lansering? Antas att ni levererar färdiga texter, färdig grafisk profil, testdata och snabba beslut?

Innan du jämför någonting: gör en lista över scope-punkter och antaganden, och tvinga in alla offerter i samma struktur. Först då jämför du priser – innan dess jämför du äpplen med frukt.

Scenario: tre offerter på samma bokningssystem

Offert A på 400 000 kr förutsätter att design finns, räknar testning som “en del av utvecklingen” och slutar vid leverans. Offert B på 650 000 kr inkluderar design och systemtestning samt en månads buggrättning. Offert C på 900 000 kr börjar med en förstudie och inkluderar design, test, lansering och tre månaders support.

Normaliserar du A – lägger till design för kanske 120 000, riktig testning för 80 000 och stöd efter lansering för 60 000 – landar den på 660 000 kr. Plötsligt är prisbilden en annan: A och B kostar ungefär lika mycket, och C:s påslag är i praktiken förstudien och den längre supporten. Prisskillnaden var aldrig en prisskillnad. Den var en scope-skillnad.

Frågelistan till varje leverantör

• Vad ingår inte i priset?
• Vilka antaganden bygger priset på – och vad händer om de inte håller?
• Vem äger kod, design och alla konton när projektet är klart?
• Vad kostar förvaltning och vidareutveckling per år efter lansering?
• Vilka personer bemannar projektet, och hur senior är teamet som faktiskt gör jobbet?
• Hur hanteras ändringar under projektet, och hur prissätts de?
• Vad händer vid försening – från er sida respektive vår?
• Vilka tredjepartskostnader tillkommer: licenser, drift, betaltjänster?

Svaren är ofta mer avslöjande än offerten själv. Den som svarar tydligt och skriftligt på alla åtta har tänkt igenom sitt åtagande.

Röda flaggor

• Inga antaganden redovisas. Priset ser rent ut men omfattar ingenting definierat.
• Pris långt under övriga utan förklaring. Någon har räknat på ett annat, mindre uppdrag – medvetet eller inte.
• Fastpris på lös kravbild utan discovery. Antingen ett stort dolt riskpåslag eller kommande konflikter om scope.
• “Allt ingår” utan specifikation. Ingår gör det som står i avtalet, inget annat.
• Otydligt ägande av kod, design eller konton.
• Inga frågor tillbaka till er. Seriösa leverantörer ställer frågor innan de prissätter – tystnad betyder gissningar.

Jämför också det som inte står i offerten

Priset är en av tre dimensioner. Den andra är teamet: vilka personer får ni, hur seniora är de och har de byggt något liknande förr? Be att få träffa dem som faktiskt ska göra jobbet, inte bara den som säljer det. Den tredje är arbetssättet: hur ofta får ni demo, hur rapporteras tid och framdrift, hur fattas beslut när något är oklart?

Två offerter med samma pris kan innebära helt olika projekt att leva i. Ring dessutom minst en referens per leverantör och ställ en enda fråga: höll kalkylen – och om inte, varför?

Ställ upp jämförelsen på totalkostnad

Gör en enkel tabell hemma: samma scope-rader för alla leverantörer, plus raderna år ett av förvaltning, drift och licenser. Jämför totalkostnaden för de första åren – inte bara bygget. Det tar en timme och är den bäst betalda timmen i hela upphandlingen.

Vi på Weapp lämnar hellre en offert med tio redovisade antaganden än en tillrättalagd slutsumma – det är så vi själva skulle vilja köpa. Vill du testa er kravbild mot en strukturerad offert? Hör av dig.