Så tar du referenser på en utvecklingsbyrå

De flesta beställare tar referenser på en utvecklingsbyrå ungefär som en formalitet: man ringer de namn byrån gett, får höra att allt var toppen och bockar av rutan. Problemet är att den referenstagningen sällan avslöjar något du inte redan visste. Här är hur du gör den till ett verktyg som faktiskt hjälper dig välja rätt.

Utgå från att listan är tillrättalagd

En byrå som lämnar referenser väljer naturligtvis sina nöjdaste kunder, ofta från projekt som flöt på bra. Det är inte fusk, det är mänskligt. Men det betyder att den kurerade listan visar byrån från sin bästa sida.

Det du verkligen vill veta är inte om byrån kan lyckas när allt går som det ska. Det kan de flesta. Du vill veta hur de beter sig när det skaver: när tidplanen glappar, när ett krav visar sig svårare än väntat, när ni är oense. Den informationen får du sällan ur en handplockad referens om du inte frågar rätt.

En frågemall med fokus på samarbete under press

Byt ut den allmänna “var ni nöjda?” mot frågor som tvingar fram konkreta berättelser. Fråga om samarbetet, inte bara om slutprodukten.

• Vad hände när något gick fel i projektet – och hur hanterade byrån det?
• Höll de tidplanen? Om inte, hur kommunicerade de det?
• Hur var de att ha att göra med när ni var oense om något?
• Kände ni er informerade, eller fick ni gräva efter besked?
• Vad var det jobbigaste med samarbetet?
• Skulle du anlita dem igen? Varför, eller varför inte?

Den sista frågan är kanske den mest avslöjande, särskilt följd av ett rakt “varför”. Ett svalt “ja, absolut” utan att kunna säga varför är ett annat svar än ett engagerat sådant.

Hitta okurerade referenser utanför listan

Det som ofta ger mest är referenserna byrån inte valt åt dig. De är svårare att få tag på men värda mödan.

Några vägar:

• Titta på byråns tidigare projekt och kontakta de beställarna direkt, även om de inte står på referenslistan.
• Sök i ditt eget nätverk. Någon du känner kan ha anlitat byrån, eller känna någon som gjort det.
• Be byrån själv om ett projekt som inte gick perfekt och referensen till det. En trygg byrå kan hantera den frågan; svaret säger något oavsett.

Ett konkret grepp: hitta ett projekt i byråns portfölj, leta upp beställaren och hör av dig med en kort, ärlig förfrågan om ett par minuter. De flesta ställer upp, och eftersom de inte handplockats för att imponera blir svaren ärligare. Vill du ha ett bollplank kring hur en seriös leverantör bör bete sig kan du också jämföra med hur vi arbetar.

Tolka tystnad och reservationer

Den svåraste konsten är att lyssna på det som inte sägs. Referenser vill sällan svartmåla någon, så kritik kommer ofta förklädd i diplomati.

Var uppmärksam på:

• Tvekan. En paus före svaret på “skulle du anlita dem igen?” betyder något.
• Överdriven artighet. Beröm som håller sig till det ofarliga, som att “de var trevliga”, kan dölja att det fanns problem i sak.
• Ämnen som tonas ned. Om personen gärna pratar om resultatet men blir vag om samarbetet, gräv där.
• Det osagda. Frågor som får ett kort svar och en snabb ämnesbyte är ofta de mest intressanta.

Ta reservationer på allvar. En referens som är varm men samtidigt lägger in ett litet “fast…” ger dig ofta den viktigaste informationen i hela samtalet.

Väg samman flera samtal till ett mönster

Ett enda referenssamtal säger begränsat. Det kan vara ett lyckträff eller en enskild missnöjd röst. Värdet uppstår när du lägger flera samtal bredvid varandra och letar efter mönster.

Fråga dig: återkommer samma styrkor gång på gång? Då är de förmodligen äkta. Dyker samma reservation upp hos flera – att tidplaner tenderar att glida, eller att kommunikationen ibland var tunn – ska du ta den på stort allvar, även om varje enskild person uttryckte den milt. Ett återkommande litet “fast…” är ett tydligare varningstecken än en enskild hård kritik.

Sträva därför efter minst ett par samtal, gärna med någon du letat upp själv utöver byråns egen lista. Sammantaget ger de en betydligt mer tillförlitlig bild än ett enda, hur bra det än lät.

Referenstagning gjord så här tar en timme eller två extra, men den kan spara dig månader av ett samarbete som skavde. Vill du diskutera hur du bäst utvärderar en potentiell partner är du välkommen att höra av dig.