Standardsystem eller skræddersyet system?
Et standardsystem dækker ofte 80 procent af behovet billigt, men de sidste 20 procent kan koste mere end alt det andet. Et kraftigt tilpasset standardsystem bliver derfor let den dyreste vej af alle fordi opgraderinger ødelægger tilpasningerne. Køb standardsystemer til støtteprocesser som økonomi, og byg skræddersyet til kerneforretningen.
Valget mellem et standardsystem og et skræddersyet system lyder enkelt indtil du står midt i det. Standardsystemet lokker med lavere pris og hurtig opstart, det egenudviklede med perfekt pasform. Sandheden ligger i detaljerne, nærmere bestemt i de sidste tyve procent af jeres krav, som ofte afgør om et standardsystem bliver et røverkøb eller den dyreste vej I kunne have valgt.
80/20-problemet
Et standardsystem er bygget til at passe til mange. Derfor dækker det næsten altid de første 80 procent af jeres behov, og det gør det hurtigt, billigt og på et gennemprøvet grundlag. Det er dets styrke, og til mange processer er det mere end nok.
Fælden er de sidste 20 procent: de krav der er specifikke for netop jeres forretning. At få et standardsystem til at klare dem kræver tilpasninger det aldrig var tænkt til, og omkostningen ved den lille hale kan let overstige hvad de første 80 procent kostede. Du betaler uforholdsmæssigt meget for den sidste lille del, og resultatet bliver sjældent lige så godt som hvis det var bygget til formålet.
Spørgsmålet er altså ikke om standardsystemet dækker det meste. Det gør det som regel. Spørgsmålet er hvor dyre og hvor vigtige de sidste procent er.
Hvorfor tilpassede standardsystemer ofte bliver dyrest af alle
Her er en kontraintuitiv sandhed som er værd at dvæle ved: Et kraftigt tilpasset standardsystem er ofte den dyreste vej der findes, dyrere end både et rent standardsystem og en ren egenudvikling.
Grunden er at I betaler for ulemperne ved begge verdener på samme tid:
- Licensomkostningen er der stadig, år efter år.
- Tilpasningerne koster penge at bygge fra starten.
- Opgraderingerne bliver en tilbagevendende smerte, for hver ny version af grundsystemet risikerer at ødelægge det I har skræddersyet, og så skal I betale for at lave det samme arbejde om.
I sidder altså med licensens løbende omkostning, egenudviklingens vedligeholdelsesbyrde og oven i købet en binding til leverandørens opgraderingstakt. En ren egenudvikling havde i det mindste givet fuld kontrol for vedligeholdelsespengene. Den tilpassede mellemvej giver hverken den laveste omkostning eller den største frihed.
Beslutningsmatrix pr. systemtype
En enkel måde at sortere valget på er at spørge hvor tæt en given proces ligger på det der gør jer unikke. Jo tættere på kernen, jo stærkere grund til at bygge.
| Systemtype | Oftest det rigtige valg |
|---|---|
| Økonomi og løn | Standardsystem |
| HR og administration | Standardsystem |
| E-mail og kontorværktøjer | Standardsystem |
| Kerneforretningens proces | Skræddersyet |
| Det der differentierer jer | Skræddersyet |
Grundprincippet er at økonomi og administration købes mens kerneforretningen bygges. Et konkret eksempel: En virksomhed brugte måneder og et stort budget på at tvinge et standard-ERP-system til at håndtere sin usædvanlige ordrelogik. Efter den tredje opgradering der ødelagde tilpasningerne, indså de at et egenudviklet ordremodul koblet til et standardsystem til økonomien havde været både billigere og mere stabilt fra begyndelsen.
Matrixen er ingen absolut lov, men den indfanger en tendens som er værd at tage alvorligt: Jo længere væk fra jeres kerne en proces ligger, jo mere taler for at købe den færdig. En almindelig undtagelse er stærkt regulerede brancher, hvor et standardsystem der allerede opfylder kravene, kan være værd at vælge selv tæt på kernen. Selve regeloverholdelsen er simpelthen dyr at bygge og vedligeholde selv.
Beslutningen er sjældent for altid
En sidste ting der er værd at huske, er at valget ikke er hugget i sten. Mange virksomheder starter med et standardsystem for at komme hurtigt og billigt i gang og bygger først selv når de er vokset og ved præcis hvor deres særpræg sidder. Det er ofte en klog rækkefølge: Du slipper for at gætte på forhånd og kan lade faktisk erfaring styre hvad der er værd at skræddersy.
Det vigtige er at træffe beslutningen bevidst, med 80/20-problemet og opgraderingsfælden i baghovedet, i stedet for at glide ind i en tung tilpasning uden at have vejet alternativerne. Det rigtige svar afhænger af hvor jeres unikke procent ligger og hvor meget de er værd. Vil I have hjælp til at finde ud af hvilke systemer der skal købes og hvilke der fortjener at blive bygget, ser vi hos Weapp gerne på helheden og kan tale valgene igennem med jer inden I beslutter jer.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er 80/20-problemet med standardsystemer?
Et standardsystem dækker som regel de første 80 procent af behovet hurtigt og billigt. Problemet er de sidste 20 procent: de krav der er specifikke for jer. At tvinge systemet til at klare dem kan koste mere end de første 80 gjorde fordi det kræver tilpasninger systemet ikke var bygget til.
Hvorfor bliver tilpassede standardsystemer ofte dyrest?
Fordi I betaler tre gange: licensen, den oprindelige tilpasning og derefter omarbejdet hver gang en ny version ødelægger tilpasningerne. Et kraftigt modificeret standardsystem kombinerer licensomkostningens ulempe med egenudviklingens vedligeholdelsesbyrde uden at give fuld kontrol. Det er ofte den dyreste vej af alle.
Hvilke systemer bør vi købe færdige?
Støtteprocesser der ser ens ud i alle virksomheder: økonomi, løn, HR og e-mail. Her findes modne standardsystemer der gør arbejdet bedre og billigere end I selv kan bygge det. At bruge udviklingsbudget på den slags giver sjældent noget afkast, for den opgave blev løst for længe siden.
Hvad bør vi bygge skræddersyet?
Kerneforretningen, altså den proces der er selve grunden til at kunderne vælger jer. Her er standardsystemernes pasform på 80 procent ikke god nok fordi de sidste procent netop er det der adskiller jer fra alle andre. Det der differentierer jer, er værd at eje og forme helt selv.
Findes der en tommelfingerregel pr. systemtype?
Ja: Økonomi og administration købes, kerneforretningen bygges. Jo tættere en proces ligger på det der gør jer unikke, jo stærkere er argumentet for skræddersyet. Jo mere generisk og fælles med alle andre virksomheder, jo mere oplagt er et standardsystem. Beslutningsmatrixen længere nede gør tommelfingerreglen konkret.