Microsoft Copilot eller egen AI-løsning?

Enhver organisation med Microsoft 365 stiller sig før eller siden spørgsmålet: Er det nok at slå Copilot til, eller skal vi investere i en egen AI-løsning? Spørgsmålet er rigtigt stillet. Begge koster rigtige penge, men de løser forskellige problemer. Her er regnestykket, grænserne og den arbejdsdeling der får det til at hænge sammen. Og fordi begge poster gerne havner i det samme AI-budget, skal de sammenlignes med den samme målestok.

Hvad Copilot-licensen giver

Microsoft 365 Copilot lægger AI-understøttelse ind i de værktøjer medarbejderne allerede bruger: udkast i Word, analyser i Excel, opsummeringer i Outlook og Teams. Udrulningen er hurtig, der kræves ingen egen udvikling, og nytten spredes tyndt, men bredt: lidt tidsbesparelse for mange, hver dag.

Prismodellen er lige så enkel: en licens pr. bruger om måneden med en listepris der har ligget omkring 30 US-dollar. I praksis betyder det i størrelsesordenen 2.700 DKK pr. medarbejder om året, afhængigt af valutakurs og aftalevilkår.

Nytten er reel, men svær at måle: minutter her og der snarere end hele stillinger, og den afhænger af hvor ryddelige og rettighedsstyrede jeres data i Microsoft-miljøet er. En pilot med en afgrænset gruppe og enkle før- og eftermålinger giver jer jeres eget tal i stedet for leverandørens.

Hvad Copilot ikke når

Copilots styrke, at den bor i Microsoft-hverdagen, er også dens grænse. Tre områder ligger uden for:

• Egne systemer. ERP-systemet, produktionsdatabasen og det hjemmebyggede sagssystem kan ikke nås uden tilpasningsarbejde via connectors, og så er I i praksis alligevel inde i et udviklingsprojekt.
• Branchespecifikke flows. Prisberegningen, risikovurderingen eller kvalitetskontrollen der udgør jeres kerneforretning, kræver logik, data og integrationer som en generel kontorassistent ikke har.
• Kundevendte tjenester. Copilot hjælper jeres medarbejdere. Den bliver aldrig en AI-funktion i jeres app, jeres kundeportal eller på jeres hjemmeside.

Det er i de tre områder den store løftestang ofte findes: flows med høj volumen, en tydelig omkostning pr. sag og direkte effekt for kunderne. En god lakmusprøve: Beskrives behovet med ordene “i vores system” eller “over for vores kunder”, ligger det sandsynligvis uden for licensens rækkevidde.

Regnestykket: break-even

Licensomkostningen ser lille ud pr. bruger, men vokser lineært med organisationen, og det er dér sammenligningen bliver interessant:

Sæt det over for en egen AI-løsning: En afgrænset første løsning begynder ofte omkring nogle hundrede tusinde DKK mens større satsninger med flere integrationer lander op mod et par millioner DKK, plus løbende drift og vedligeholdelse. Det der driver omkostningen, er integrationer, datakvalitet og sikkerhedskrav.

Regneeksemplet der viser break-even: En organisation med 200 medarbejdere betaler i størrelsesordenen 530.000 DKK om året for Copilot, hvert år. For et tilsvarende engangsbeløb kan et specifikt flow med høj volumen, f.eks. sagsbehandling eller tilbudsarbejde, automatiseres for alvor. Koster det flow i dag to fuldtidsstillinger, er tilbagebetalingstiden kort, og effekten varer ved. Pointen er ikke at fravælge Copilot, men at sammenligne nytten pr. investeret krone og ikke kun prisen. Tag samtidig højde for drift og vedligeholdelse af jeres egen løsning: Modeller opdateres, integrationer ændres, og brugerne vil have mere. En rimelig tommelfingerregel er at budgettere med en løbende årlig andel af investeringen, præcis som for anden forretningskritisk software.

Svaret er ofte både-og

De fleste organisationer rammer rigtigt med en klar arbejdsdeling: Copilot til den generelle kontorproduktivitet, en egen løsning til de kerneflows hvor specifik automatisering giver den største løftestang. Det vigtige er at beslutningen træffes bevidst. Licenser til alle af ren vane og nul investering i kerneflowene er den mest almindelige form for AI-budget der ikke giver noget igen. Opdelingen gør også opfølgningen mere ærlig: Licensens nytte måles i bred produktivitet, jeres egen løsning i konkrete tal for flowet, og begge kan revurderes hver for sig.

Start med at liste jeres tre dyreste manuelle flows, og regn på dem. Hos Weapp hjælper vi virksomheder med at lave præcis den analyse og bygge AI-løsninger der hvor de betaler sig bedst. Kontakt os, så kigger vi på jeres regnestykke sammen.