ChatGPT eller Microsoft Copilot til jeres medarbejdere?
Microsoft Copilot er stærkest når værdien ligger i jeres egne M365-data, dvs. mails, dokumenter og møder, og i central administration. ChatGPT giver friere arbejdsgange og hurtig adgang til OpenAIs nyeste modeller. Begge koster i størrelsesordenen nogle hundrede DKK pr. bruger om måneden. Det dårligste alternativ er slet ikke at tilbyde noget, for så vokser skygge-AI’en.
ChatGPT eller Microsoft Copilot er sjældent et spørgsmål om model, for under motorhjelmen arbejder begge med OpenAI-modeller. Det er et spørgsmål om hvor værdien skal opstå: i jeres eksisterende dokumenter, mails og møder eller i et friere værktøj som medarbejderne selv former. Og for IT-chefen er det desuden et spørgsmål om styring, med et tredje alternativ der er det dårligste af alle: ikke at tilbyde noget.
To forskellige løfter
Microsoft 365 Copilot lover at gøre jeres egne data til noget man kan arbejde med: sammenfatte mailtråden, skrive udkastet ud fra dokumenterne i Teams-kanalen, gengive hvad der blev sagt på mødet I gik glip af. Værdien vokser med hvor meget af jeres arbejdsliv der allerede lever i M365, og med hvor godt der er ryddet op i jeres adgangsrettigheder fordi Copilot ser præcis det som brugeren har adgang til.
ChatGPT lover det bedste generelle værktøj: skrive, analysere, ræsonnere, kode og bygge egne GPT’er til tilbagevendende opgaver, med hurtig adgang til OpenAIs nyeste modeller og funktioner, ofte før resten af markedet. Værdien vokser med medarbejdernes egen kreativitet, og erhvervsplanerne har indhentet det forsømte på administration: SSO, arbejdsområder og datakontroller.
Integration over for fleksibilitet
Forskellen kan mærkes i hverdagen. Copilot bor i de værktøjer medarbejderne allerede har åbne, dvs. Word, Outlook, Teams og Excel, og kræver derfor næsten ingen adfærdsændring. Det er både styrken og begrænsningen: Den er bedst til opgaver der er formet af M365.
ChatGPT bor i sit eget vindue og kræver at medarbejderen aktivt går derhen, men er til gengæld ikke bundet til nogen dokumenttype eller arbejdsgang. Kreative og analytiske roller har en tendens til at få mere værdi ud af den frihed; administrativt tunge roller får ofte mere ud af Copilots nærhed til indbakken og kalenderen.
Licenser, administration og styring
| Beslutningspunkt | Hvad I sammenligner |
|---|---|
| Pris | Nogle hundrede DKK pr. bruger om måneden for begge. Tjek de aktuelle listepriser pr. plan |
| Identitet og adgang | SSO og central brugerstyring: Copilot via jeres eksisterende M365-administration, ChatGPT via erhvervsplanens administration |
| Databeskyttelse | Aftalevilkår om træning, lagring og retention pr. plan. Bed om et skriftligt svar for jeres niveau |
| Styring | Mulighed for at begrænse funktioner, logge brug og fastsætte politikker pr. gruppe |
| Adgangsrettigheder | For Copilot: en oprydning i adgangsrettighederne i M365 før udrulning, for botten ser alt hvad brugeren ser |
En detalje fortjener fed skrift: Udrulninger af Copilot afslører gamle synder i adgangsrettighederne. Dokumenter der i årevis har ligget åbne for hele organisationen uden at nogen har fundet dem, bliver pludselig søgbare med et enkelt spørgsmål. Lav gennemgangen af adgangsrettighederne først, ikke efter den første hændelse.
Risikoen ved ikke at vælge: skygge-AI
Mens beslutningsprocessen står på, bruger en betydelig del af medarbejderne allerede AI, med private konti, på forbrugervilkår og uden for al styring. Kundelister indsættes i gratistjenester, aftaletekster sammenfattes i værktøjer uden aftale, og der findes ingen log når spørgsmålet kommer fra revisionen eller tilsynet.
Derfor er “vent og se” det dyreste alternativ. Et godkendt værktøj med rimelige vilkår, SSO og en klar politik flytter brugen derhen hvor den kan styres. Hvilket værktøj I vælger, er mindre vigtigt end at det valgte værktøj er mindst lige så smidigt som medarbejdernes private alternativ. Ellers fortsætter skyggen.
Sådan vælger I i praksis
Et scenarie: En organisation med 300 ansatte kører en pilot på tre måneder med Copilot til 30 personer i administrative og ledende roller og ChatGPT til 30 inden for analyse, udvikling og kommunikation. Efter tre måneder måles brug pr. uge, selvvurderet tidsbesparelse og konkrete eksempler. Resultatet bliver sjældent enten-eller: Mange ender med Copilot bredt til M365-tunge roller og ChatGPT målrettet til specialistroller, eller omvendt, afhængigt af forretningen.
Og når behovene vokser ud over færdige værktøjer, når AI’en skal ind i jeres egne systemer og processer, er næste skridt en egen AI-løsning med jeres data på jeres vilkår. Hos Weapp hjælper vi jer gerne med at se hvor den grænse går. Kontakt os for en uforpligtende snak.
Ofte stillede spørgsmål
Kan Copilot virkelig bruge vores dokumenter og mails?
Ja, det er kernen i produktet: Copilot henter kontekst fra jeres Microsoft 365-indhold, dvs. mails, filer, kalendere og møder, inden for rammerne af hver brugers adgangsrettigheder. Det gør oprydning i adgangsrettighederne til en forudsætning: Copilot synliggør alt hvad en bruger allerede har adgang til, også det der burde have været låst.
Bliver modellerne trænet på vores data?
I erhvervsplanerne hos både Microsoft og OpenAI er udgangspunktet at jeres data ikke bruges til at træne modellerne, ifølge de respektive aftalevilkår. Vilkårene varierer dog fra plan til plan og ændrer sig over tid. Tjek de aktuelle aftaler for præcis det niveau I tegner, og dokumentér svaret.
Hvad koster værktøjerne pr. bruger?
Begge ligger i størrelsesordenen nogle hundrede DKK pr. bruger om måneden i deres erhvervsplaner, med forskelle mellem niveauerne og over tid. Regn også med indirekte omkostninger: udrulning, uddannelse og styring. Tjek de aktuelle listepriser, for de justeres løbende og varierer mellem planerne.
Skal alle medarbejdere have en licens fra start?
Nej, og det er sjældent klogt. Begynd med en pilotgruppe med forskellige roller, mål den faktiske brug og nytte pr. rollegruppe, og skalér derefter til de grupper hvor effekten er dokumenteret. Betalte licenser der ikke bliver brugt, er den mest almindelige skjulte omkostning ved udrulning af AI.
Hvad er skygge-AI, og hvorfor er det et problem?
Skygge-AI er når medarbejdere bruger private AI-konti til arbejdsopgaver uden virksomhedens viden. Så ender virksomhedens data uden for aftaler, styring og logning, indsat i tjenester med forbrugervilkår. Risikoen falder drastisk når virksomheden tilbyder et godkendt alternativ der er lige så smidigt.