Så sätter du en budget för apputveckling

De flesta appbudgetar sätts baklänges: någon nämner en summa, summan blir budget, och sedan förhandlas innehållet tills det “ryms”. Ett bättre sätt är att bygga budgeten som byråerna själva räknar – med en fördelningsnyckel, en ärlig år 2-kalkyl och en buffert som får vara i fred. Här är mallen.

Börja med fördelningsnyckeln

Oavsett om budgeten är 500 000 eller 3 miljoner fördelar sig ett välskött approjekt ungefär likadant:

Nyckeln har två poänger. Den första: du ser direkt om en offert är komplett. Om utvecklingen offereras till 600 000 kr men design, projektledning och test saknas är den verkliga totalen snarare en miljon. Den andra: du kan räkna baklänges. Har du 800 000 kr totalt vet du att utvecklingsdelen får kosta ungefär 400 000–480 000 kr – och kan stämma av scope mot det.

Nyckeln gäller projekt i normalspannet. Små insatser som en prototyp är designtunga och kan ligga på 40 procent design, medan stora systemprojekt drar mot mer utveckling och QA. Använd fördelningen som utgångspunkt och be byrån motivera avvikelser – det samtalet avslöjar snabbt hur genomtänkt offerten är.

Räkna med år 2 från dag ett

En app slutar inte kosta när den lanseras – den börjar. Tre löpande poster ska in i kalkylen från start:

• Underhåll: 15–25 procent av utvecklingskostnaden per år. Nya OS-versioner, uppdaterade beroenden, buggfixar.
• Drift: typiskt 2 000–20 000 kr i månaden för servrar och tredjepartstjänster.
• Vidareutveckling: det användarna kommer att be om. Även en blygsam takt kostar några hundra tusen per år.

Skälet att ta det nu är inte pedanteri. En app som byggs för hela investeringsbudgeten och sedan står utan förvaltningspengar förfaller inom ett par år – och då är hela investeringen hotad, inte bara år 2. En enkel regel som hjälper: inget byggbeslut godkänns utan att motsvarande år 2-rad är ifylld. Det tar tio minuter per beslut och håller totalkalkylen ärlig genom hela projektet.

De tre vanligaste budgetmissarna

Efter många approjekt ser vi på Weapp samma tre missar återkomma hos beställare:

1. Hela budgeten går till version 1. Inget kvar till förvaltning, drift eller de förbättringar användarna omedelbart efterfrågar. Lösning: vik 20–30 procent av totalramen till året efter lansering.
2. Bufferten blir idépott. Bufferten äts upp av “kan vi också ha”-önskemål i mitten av projektet, och när ett riktigt problem dyker upp är den borta. Lösning: nya idéer läggs i en version 2-lista, bufferten rör bara oförutsedda problem.
3. Offerter jämförs på utvecklingstimmar. Den billigaste offerten saknar ofta design, projektledning och test – poster som är 30–40 procent av ett riktigt projekt. Lösning: jämför alltid totalpris för samma innehåll, med fördelningsnyckeln som facit.

Räkneexempel: budget på 1,2 miljoner

Säg att ledningen avsatt 1,2 miljoner för en kundapp. Med nyckeln blir bygget: design 180 000–240 000 kr, utveckling 600 000–720 000 kr, projektledning och QA 180 000–240 000 kr samt buffert 120 000–180 000 kr. Ovanpå det årliga kostnader från år 2: underhåll cirka 150 000–250 000 kr och drift 50 000–150 000 kr. Den ärliga treårskalkylen för satsningen är alltså snarare 1,7–2,2 miljoner än 1,2 – och det är den siffran som ska förankras, inte byggkostnaden.

Från budget till offert

Med en fördelningsnyckel, en år 2-post och en fredad buffert har du ett budgetunderlag som håller för både styrelse och byråförhandling. Be dessutom varje byrå redovisa sin offert enligt samma fyra poster – design, utveckling, projektledning och QA samt buffert – så blir jämförelsen ärlig på riktigt. Nästa steg är att testa budgeten mot verkligheten: en förstudie prissätter ditt faktiska scope, och därifrån kan den justeras på fakta i stället för känsla. Vill du ha hjälp att räkna på din idé är det bara att höra av dig.