Ge ert gamla affärssystem ett mobilt gränssnitt
Att mobilanpassa ett affärssystem görs oftast genom en app som lägger sig ovanpå systemet och pratar med det via ett API. Saknar systemet API byggs ett integrationslager först. Nyckeln är att prioritera några få mobila flöden som personalen använder ofta, i stället för att spegla hela systemet, och att stödja offline för arbete utan täckning.
Många verksamheter sitter med ett affärssystem som fungerar på kontoret men tvingar fältpersonalen tillbaka till skrivbordet för att registrera det de gjort. Lösningen är sällan att byta system. Oftare handlar det om att bygga en app som lägger sig ovanpå det ni redan har och ger ett mobilt gränssnitt till just de delar som behövs i fält.
API-lagret är förutsättningen
En mobilapp som ska arbeta mot ett befintligt system behöver ett sätt att prata med det. Det sättet är ett API – en definierad väg in och ut ur systemet för att hämta och skicka data.
Har systemet redan ett API är mycket vunnet. Då kan appen läsa order, skicka in registreringar och uppdatera status utan att någon rör själva systemet. Saknas API behöver ett integrationslager byggas först: en komponent som gör systemets data tillgänglig på ett säkert och kontrollerat vis.
Det förarbetet varierar kraftigt beroende på hur systemet är byggt. Ett modernt system har ofta färdiga gränssnitt, medan ett äldre kan kräva mer arbete. Därför börjar den här typen av projekt alltid med en teknisk genomgång av vilka vägar in i systemet som finns. Utfallet av den genomgången styr både tidplan och kostnad mer än något annat.
Prioritera få flöden, spegla inte hela systemet
Den vanligaste och dyraste missen är att vilja ha allt affärssystemet kan i mobilen. Ett affärssystem har byggts upp under många år och innehåller mängder av funktioner. Att återskapa allt i en app blir kostsamt, tar lång tid och ger till slut ett mobilt gränssnitt som är lika rörigt som det systemet var tänkt att förenkla.
Gör tvärtom. Ställ frågan: vilka fyra eller fem saker gör personalen ute i fält oftast? Det kan vara:
- Läsa dagens order eller arbetsuppgifter.
- Registrera utfört jobb med tid och material.
- Ta ett foto och koppla det till ett ärende.
- Uppdatera status så att kontoret ser läget i realtid.
Bygg appen kring dessa få flöden och gör dem riktigt bra. En fokuserad app blir billigare att bygga, enklare att använda och betydligt mer sannolik att faktiskt användas. Resten kan personalen fortsätta göra i systemet när de är vid datorn.
Ett konkret scenario
Tänk ett serviceföretag med tekniker ute på uppdrag. Idag skriver de av jobben på papper och för in dem i affärssystemet på kvällen. En app ovanpå systemet kan i stället låta teknikern se dagens jobb, registrera nedlagd tid och material direkt på plats och markera jobbet som klart.
Appen speglar inte hela affärssystemet – den gör de tre sakerna. Systemet är oförändrat, men fältarbetet flyttar från papper och dubbelarbete till mobilen. Vinsten ligger inte i teknisk elegans utan i att timmarna registreras rätt och i tid. Ett sådant avgränsat upplägg är också lättare att ta fram som ett första steg innan ni bygger ut.
Offline och synkning för arbete i fält
En fältapp måste fungera där täckningen inte gör det. Källare, lagerlokaler, industriområden och landsbygd är just de platser där personalen ofta är, och just där mobilnätet sviker.
Därför byggs den här typen av appar med offline-stöd. Det innebär att det teknikern registrerar sparas lokalt i telefonen även utan uppkoppling, och synkas mot affärssystemet automatiskt när nätet är tillbaka. För användaren ska det kännas sömlöst – man registrerar sitt jobb och behöver inte tänka på om det finns täckning eller inte.
Synkning behöver hanteras med omsorg så att inget går förlorat och så att data inte krockar när flera arbetar samtidigt. Det är en av de delar där erfarenhet märks, och en fråga värd att ta upp tidigt med den som ska bygga appen.
Vill du veta om ert system går att mobilanpassa och vad det skulle kräva? Hör av dig med en kort beskrivning av systemet så gör vi en första bedömning.
Vanliga frågor
Måste vi byta affärssystem för att få en app?
Nej, det är hela poängen. En mobilapp kan byggas ovanpå det system ni redan har och hämta samt skicka data via ett API. Systemet blir kvar som det är, medan appen ger personalen ett mobilt sätt att arbeta. Att byta hela affärssystemet är en helt annan och mycket större investering.
Vad krävs om vårt system saknar API?
Då behöver ett integrationslager byggas som gör systemets data tillgänglig på ett säkert sätt. Det är ett förarbete som tar tid och kostar, men det är ofta genomförbart även för äldre system. En teknisk genomgång visar vilka vägar in i systemet som finns och vad de kräver.
Ska appen kunna allt som affärssystemet gör?
Nästan aldrig. Att spegla ett helt affärssystem i en app blir dyrt och svåranvänt. Bättre är att välja ut de få flöden fältpersonalen använder oftast, som att registrera ett jobb eller läsa av en order. En fokuserad app blir både billigare och mer använd.
Varför är offline viktigt för en fältapp?
Fältpersonal arbetar ofta där täckningen är dålig eller saknas, som i källare, lager eller på landsbygd. Kan appen bara användas online blir den oanvändbar just när den behövs. Med offline-stöd sparas det som registreras lokalt och synkas mot systemet när uppkoppling finns igen.
Hur lång tid tar ett sådant projekt?
Det beror helt på om systemet har ett API och hur många flöden appen ska stödja. En app mot ett system med bra API och några få flöden kan gå relativt snabbt, medan ett äldre system utan API kräver mer förarbete. En genomgång av utgångsläget ger en realistisk tidplan.